SharePoint-intranet

SharePoint-intranet – Tue henkilöstöä, rutiineja ja Teams-työtapoja

Midpointed toteuttaa modernit SharePoint-intranetit intohimolla ja ammattitaidolla.

Moderni intranet vuonna 2022 on kiinni Teamsin valikossa. Se hakee, löytää ja tarjoaa oikeita sisältöjä. Intranetin ja Teamsin yhdistelmä tukee mitä erilaisimpia prosessejanne, kuten …

– tiedottaminen, kouluttaminen
– ohjepankit
– hyväksymiset
– perehdyttämiset tai vaikkapa
– palautteenhallinta.

Intranet, intra, SharePoint?

Rakkaalla lapsella on monta nimeä. Kolmatta kymmentä vuotta intranetejä on tehty ja yhä vain introjen tarve pitää pintansa. Käyttömuodot ja käyttötavat vain vaihtelevat.

Kun Teams tuli kuvioon, moni ennusti SharePointin ja introjen kuolemaa. Vaikka Teams onkin loistava tiimityön kirittäjä, tarvitsevat vähänkin suuremmat organisaatiot yhä intranetin kaltaisia toimintoja.

Mikä on moderni intranet?

Moderni intranet vuonna 2021 on kiinni Teamsin valikossa. Se hakee, löytää ja tarjoaa oikeita sisältöjä. Intranetin ja Teamsin yhdistelmä tukee mitä erilaisimpia prosessejanne, kuten ohjepankkeja, hyväksymisiä, perehdyttämisiä ja vaikkapa palautteenhallintaa.

Intranet kokoaa yhteen ja nostaa esille tärkeää tietoa ja toimintaa

SharePoint-intranet on monelle tuttu kokemus, hyvässä ja pahassa. On hyvä muistaa, että vuonna 2021 Teamsin tueksi rakennettu intranet ei enää ole samanlainen kokemus kuin vaikkapa 5 vuotta sitten.

Mitä intranet ei saisi olla?

  • Työstä irrallaan oleva työkalu jota ilmankin
    pärjää
  • Ylänavigaation selailua
  • Pelkkää uutisten lukemista
  • Huonon haun käyttöä ja tiedon hautausmaan
    tuskailua

Mitä intranet on parhaimmillaan?

  • Organisaation rutiinien moottori Teamsin rinnalla
  • Henkilöstön ja johdon työtä tukeva työkalujen kokoelma
  • Laadukas sisältökokonaisuus joka tukee Teams-työtä
  • Alusta joka Teamsin rinnalla tulee itsepalveluita ja automaatioita
  • Visuaalisesti hahmotusta lisäävä päivän aloituspiste
    Teamsin ohella

Moderni intranet: Intranet ja Teams täydentävät toisiaan!

Avautuu Teamsiin…

Tukee rutiineja …

… ja nostaa esille sisältösi eri keinoin:
löydä kätevämmin, hae vähemmän

Intranet on keskitettyä tietoa

Intranetin keskitetty tieto saattaa olla HR-ohjesivuja, koulutuskalenteria tai uusimpia uutisia verkkosivuilta.

Siis mitä tahansa tietoa, jonka pitää olla saatavilla kaikille organisaationne sisällä.

Intranet parantaa myös Teamsin käytettävyyttä: Sinun tiimitila voi keskittyä tiimisiä tai yksikköänne koskeviin asioihin ja yhteistyöhön, kun koko organisaatiotanne koskavat tiedot ovat saatavilla intranetissa.

Esimerkki:
Organisaationne eri tiimeillä on omat, yksityiset Teams-tiimitilansa, mutta kaikille tarkoitetut tiedot ovat intrassa.

Intranetistä löytyvät keskitetysti
…..organisaationne kaikki koulutukset
… yrityksen someseuranta ja -tilastot
… yrityksen tietoturvatietous, jne

Lue lisää:
Mitä valmisratkaisuja on tarjolla Teamsiin/SharePointiin?

Intranet on keskitettyjä dokumentteja


Kuva kokoaa dokumentinhallinnan kokonaisuuden:
Kolmion kärjessä intranetin dokumenteista tulisi pitää hyvää huolta. Keskitetyt dokumentit saattavat olla palveluita kuten tarjouspankki, sopimuspankki, referenssipankki, cv-pankki. Näille dokumenteille on tyypillistä arkisia dokumentteja tarkempi luokittelu, omistajuus sekä elinkaaren hallinta.

Lue lisää: 5 syytä siirtää dokumentit pois verkkolevyasemilta Teamsiin, SharePointiin ja OneDriveen

Intranet on keskitettyjä prosesseja, rutiineja, automaatioita ja itsepalveluita

Keskitetty toiminta intranetissä voi olla esimerkiksi jokin seuraavista:

Uusi työntekijä ja perehdytys

Automatisoitu perehdytysprosessi ja mobiilisovellus uudelle työntekijälle. IT:lle ja HR:lle palvelu antaa selkärankaa prosessille ja säästää aikaa.

Sopimuspankki

Sopimuspankki joka muistuttaa päättyvistä sopimuksista: löydät ja hahmotat sopimukset usealla eri keinolla.

Myymälän tai työmaiden laadunhallinnan kuvaus

Instagrammainen mobiilisovellus: luo virkistävä kuvavirtaa mutta myös toimii taustalla laadunhallintana.

Tilausten tai muun asiakaspalvelun hallinta

Verkossa olevan älykkään lomakkeen avulla tilaukset tai työpyynnöt tulevat Teamsiin ilmoituksena, mobiilisovellukseen työstökohteena ja lopulta intraan raporttina.

Intranetin suunnittelun, toteutuksen ja käyttöönoton vaiheita

1. Tarpeet ja toiveet

Vaatimuksien listaaminen ja tarkentaminen opettavat sekä asiakasta että toimittajaa.

Minkälainen on sisältö-rakenne, sivupohjat, metatiedot, uutisarkisto. Erityisesti kannattaa tutkia mitä prosesseja ja rutiineja haluatte automatisoitavan ja digitalisoitavan?

2. Tekninen toteutus

Ketterässä toteutuksessa asiakkaalle ehdotetaan parhaita käytäntöjä intranetin toteutukselle.

Usein käytössä on demo tai proto jota kokeilemalla asiakkaan projektiryhmä oppii SharePoint-intranetin perusteita.opimuspankki joka muistuttaa päättyvistä sopimuksista.

3. Koulutukset

Sisällöntuottajien ja loppukäyttäjien opastaminen ja koulutukset

Koulutukset opettavat silti paitsi sisällön tuottamisen yksityiskohdat, mutta myös erilaisia parhaita käytäntöjä ja juuri meidän organisaation pelisääntöjä.

4. Muutosjohtaminen

Mitä enemmän viestintään ja esimerkeillä johtamiseen panostaa, sen parempi lopputulos.

Muutosta pitää tukea viestinnällä ja johdon sitouttavalla esimerkillä: Vain siten päästään parempiin työtapoihin.

Asiakascase: Lahti Energialle moderni SharePoint-Intranet

Lahti Energian pitkään palvellut intranet oli sekä sisältönsä että teknologiansa puolesta vanhentunut. Midpointed suunnitteli ja toteutti Lahti Energian uuden intranetin ja toimintajärjestelmän Microsoft 365 -ympäristöön.

Keskustelemme mielellämme työtapojenne modernisoinnista
M365 -ratkaisuiden avulla

Tai ole suoraan yhteydessä intranet-asiantuntijoihimme!