Modernin työn pelikirja
Yhteiset pelisäännöt helpottavat työntekijöiden arkea.
Yhteiset pelisäännöt tuovat ryhtiä digityöhön
Sekavia tiedostorakenteita, vaihtelevia käytäntöjä, viestejä ja ilmoituksia monista eri välineistä? Jotta digityöstä ei tule kaaosta, yhteiset työtavat ja eri työkalujen roolit kannattaa koota yhteiseen pelikirjaan, josta on helppo katsoa toimintaohjeet.
Microsoft 365:ssä on paljon työkaluja ja mahdollisuuksia. Jotta niiden avulla voidaan tehostaa työntekoa, työkalujen käyttötarkoitukset ja -tavat omassa organisaatiossa kannattaa suunnitella ja ohjeistaa. Modernin työn pelikirja kokoaa yhteen koko organisaatiolle tarkoitetut linjaukset Microsoft 365 -palvelujen ja muiden tärkeiden työkalujen käytöstä ja yhteisistä työtavoista.
Pelikirjan hyödyt
Tiedostojen löytäminen helpottuu
Selkeä rakenne ja ohjeet siitä, minne ja miten tiedostoja tallennetaan, auttavat käyttäjiä löytämään tarvitsemansa tiedostot nopeasti. Tämä säästää aikaa ja vähentää turhautumista.
Tehokkuus parantuu
Kun kaikilla on selkeä ohjeistus siitä, mitä työkaluja käytetään eri tehtävissä, työntekijät voivat käyttää aikansa tehokkaammin ja välttää hukkaan menevää aikaa etsimällä oikeita työkaluja tai ratkaisuja.
Sujuvampi yhteistyö
Ei enää hukkuvia sähköpostiviestejä tai pitkiä sähköpostiketjuja. Selkeät ohjeet Teamsin ja SharePointin kaltaisten työkalujen käytöstä voivat edistää parempaa tiimityötä ja yhteistyötä organisaatiossa. Kaikki tietävät, miten kommunikoida ja jakaa tietoa tehokkaasti.
Aikasäästö
Tehokkaat kokouskäytännöt auttavat vähentämään tarpeettomia kokousaikoja ja varmistavat, että kokoukset ovat suunnitellut ja tuottavat. Tämä säästää aikaa kaikille osallistujille.
Nopeampi perehdytys
Uusien työntekijöiden on helpompi oppia ja ymmärtää organisaation käytännöt, kun heillä on selkeät ohjeet käytettävistä työkaluista ja niiden käyttötavoista. Tämä lyhentää perehdytysaikaa.
Pelikirja tehdään yhdessä!
Työstämme yhdessä kanssanne modernin työn pelikirjan eli suunnittelemme ja dokumentoimme tarpeisiinne sopivat työtavat ja eri työkalujen roolituksen.
Pelikirja toimii kaikkien yhteisenä ohjeena. Kun jokainen työntekijä tietää, että yhteiset työtavat on koottu pelikirjaan, siihen on aina helppo palata, kun joku asia työnteossa askarruttaa. Myös perehdytystilanteissa pelikirja on kullan arvoinen.
Koulutukset jalkauttavat uudet toimintatavat
Midpointedin vetämissä modernin työn projekteissa pelikirjan tekoa seuraa useimmiten koulutukset, joissa käydään läpi yhteiset pelisäännöt ja vinkkejä työn tehostamiseen Teamsin ja muiden M365-välineiden avulla. Koulutukset auttavat jalkauttamaan yhteiset toimintatavat, eikä pelikirja jää vain kirjahyllyyn pölyttymään. Pelikirja toimii tärkeänä koulutusmateriaalina, ja myös koulutustallenteisiin on aina mahdollista palata jälkikäteen.
Tiedostotyö, viestintä, kokouskäytännöt ja liiketoimintaa tukevat prosessit käydään läpi pelikirjan suunnittelutyöpajoissa. Itse pelikirja voidaan toteuttaa tiedostomuodossa, Teams-sovelluksena tai SharePoint-sivuina vaikkapa osana yrityksen intranetiä.
Pelikirjassa kerrotaan esimerkiksi
Yhteinen toimintapa
Mitä eri M365-työkaluja käytämme missäkin tilanteissa ja toiminnoissa? Mitkä ovat yhteisesti sopimamme Teamsin, SharePointin jne. käyttötavat?
Tiedostojen hallinta
Missä säilytän tiedostoja ja miten tiedostorakenne pysyy hallinnassa? Miten työstämme tiedostoja yhdessä? Omat tiedostot, tiimin tiedostot, projektien tiedostot, koko organisaation tiedostot.
Viestintä
Miten viestin sisäisesti ja kumppaneiden tai asiakkaiden kanssa?
Kokoukset ja kalenterit
Miten järjestämme etä-, hybridi- ja lähikokouksia? Miten vältämme työpäivien puuroutumisen kokousmaratoneiksi?
Liikkeelle digityötapakyselyllä
Pelikirja lähtee liikkeelle nykytilanteen kartoituksesta ja ymmärtämisestä siitä, mihin asioihin kaivataan eniten muutosta ja tukea. Tähän suosittelemme digityötapakyselyä, jolla kartoitetaan helposti ja nopeasti henkilöstön toiveet. Ota yhteyttä ja aloita modernin työn matka ilmaisella digityötapakyselyllä.
Asiantuntevaa, hyvää työtä ja oikein onnistunut lopputulos. Yhteistyössä joustava ote, tehtiin kimpassa yhteisellä tavoittella. Tuloksena toimiva tekninen ratkaisu, selkeä toimintamalli ja pelikirja. Suosittelen lämpimästi.
Mika Suortti
Amrop, Helsinki