Työskentele sujuvasti Microsoft Teamsissa näiden 6 vinkin avulla
Microsoft Teams on yhä johtava työkalu etä- ja hybridityössä. Sen avulla voit pysyä yhteydessä kollegoihin, asiakkaisiin ja muihin sidosryhmiin missä tahansa oletkin. Teams tekee kommunikoinnista vaivatonta: voit keskustella chatissa, liittyä ja järjestää kokouksia sekä hyödyntää yhteisiä tiimitiloja keskusteluun ja tiedonjakoon. Microsoft kehittää Teamsia jatkuvasti, jotta se vastaisi paremmin työntekijöiden tarpeisiin ja tehostaisi tiimityötä.
Haluamme jakaa muutamia vinkkejä tehokkaaseen työskentelyyn Microsoft Teamsissa. Saatat jo tuntea osan ominaisuuksista, mutta toivottavasti opit myös uutta, mikä tekee työpäivistäsi parempia. 🚀
Suunnittele ja hallitse tiimejä ja kanavia tehokkaasti
Microsoft Teams tarjoaa tehokkaita työkaluja tiimien ja kanavien hallintaan, joiden avulla voit parantaa yhteistyötä ja pysyä paremmin kartalla eri projekteissa.
Luo tiimejä ja kanavia selkeiden projektien tai osastojen ympärille.
Aloita luomalla tiimejä ja kanavia, jotka heijastavat organisaatiosi rakennetta ja projekteja. Näin löydät helposti tarvitsemasi tiedot ja ihmiset. Nimeä tiimit ja kanavat selkeästi, jotta niiden tarkoitus on helposti ymmärrettävissä.
Luo kanavia esimerkiksi erilaisille projekteille, aiheille tai tiimeille. Voit esimerkiksi luoda ”Yleinen”-kanavan yleisille ilmoituksille ja projektikohtaisia kanavia keskusteluille ja tiedostojen jakamiselle. Voit myös käyttää kanavan asetuksia hallitaksesi, kuka voi liittyä kanavaan ja mitä sisältöä siellä jaetaan.
Muista, että voit aina muokata tiimejä ja kanavia tarpeidesi mukaan. Tietoturvasyistä on tärkeää huolehtia, että vain asianomaiset pääsevät käsiksi jaettaviin tietoihin Teamsin kautta.
Julkiset kanavat:
- Sopivat laajoille tiimeille ja avoimeen keskusteluun
- Kaikki tiimin jäsenet voivat lukea ja osallistua keskusteluun
- Hyviä tiedotteiden ja yleisten keskustelujen jakamiseen
Yksityiset kanavat:
- Sopivat pienemmille tiimeille ja yksityisemmille keskusteluille
- Vain kutsutut jäsenet voivat lukea ja osallistua keskusteluun
- Hyviä luottamuksellisen tiedon käsittelemiseen
Viesti ja keskustele sujuvasti
Maininnat: Voit mainita tiettyjä henkilöitä viestissäsi @-merkin ja heidän nimensä avulla. Tämä varmistaa, että he saavat ilmoituksen ja näkevät viestisi.
Tagit: Voit käyttää myös tageja ryhmien tai projektien merkitsemiseen viestissäsi. Tämän avulla voit helposti luoda ja löytää keskusteluja tietyistä aiheista.
Muokkaa ja muotoile viestejä:
Teams tarjoaa tekstimuotoilutyökaluja, joiden avulla voit selkeyttää viestejäsi ja tehdä niistä visuaalisesti houkuttelevampia. Voit muotoilla tekstiä, lisätä luetteloita, otsikoita ja kuvia sekä käyttää korostuksia ja linkkejä.
Kiinnitä tärkeitä viestejä ja hae niitä:
Voit kiinnittää tärkeitä viestejä napsauttamalla viestiä hiiren oikealla painikkeella ja valitsemalla ”Kiinnitä”. Kiinnitetyn viestin löydät helposti keskustelun yläosasta. Voit myös käyttää hakupalkkia löytääksesi nopeasti tiettyjä sanoja tai lauseita keskusteluista.
Kaikki irti Teams-kokouksista
Kokousasetusten hyödyntäminen: Tallenna kokoukset myöhemmin katsottavaksi tai jaettavaksi. Piilota häiritsevä tausta sumennuksella tai lisää kokoukseen ammattimaisempi ilme taustakuvilla. Piristä työkavereita käyttämällä videotehosteita kuten filttereitä tapaamisissa. Hallinnoi osallistujien oikeuksia määrittämällä kuka voi olla äänessä, jakaa näytön tai esittää kysymyksiä.
Agendan ja muistiinpanojen valmistelu: Käytä kokouksen agendaa ja muistiinpanotoimintoja, jotta kokouksesta saadaan kaikki irti ja päätökset jäävät muistiin.
Ryhmäkeskustelut ja chatit kokouksen aikana: Jaa kysymyksiä ja kommentteja kokouksen aikana häiritsemättä muita osallistujia chatin avulla. Kerää nopeasti palautetta ja pidä kyselyitä kokouksen aikana.
Tiedostojen hallinta ja jakaminen
Tallenna tiedostot pilvipalveluihin, kuten OneDriveen tai SharePointtiin, jotta ne ovat kaikkien saatavilla ja niitä voi muokata reaaliajassa Teamsissa. Käytä Teams-kansioita tiedostojen jakamiseen tietyille tiimeille tai projekteille. Voit myös värikoodata kansiot oikeiden tiedostojen löytämisen helpottamiseksi.
Tiedostojen järjestäminen ja hallinta: Luo selkeät kansiorakenteet ja käytä versiohistoriaa muutosten seuraamiseen. Kiinnitä tärkeimmät tiedostot tai kansiot yläpalkkiin.
Sovellusten ja kolmansien osapuolien työkalujen integrointi säästää työaikaa
Voit laajentaa Microsoft Teamsin toimintoja lukuisilla sovelluksilla ja kolmansien osapuolien työkaluilla. Löydä ja asenna hyödyllisiä sovelluksia Teams-sovelluskaupasta, kuten Planner, Viva ja Forms sujuvoittamaan työtäsi.
Automatisoi toistuvia tehtäviä ja integroi Teams muihin työkaluihin, kuten Dynamicsiin tai SharePointtiin. Näin säästät aikaa ja vaivaa, kun sinun ei tarvitse hyppiä useiden järjestelmien välillä. Luomalla työnkulkuja tehostat työskentelyäsi ja vapautat aikaa tärkeämpiin tehtäviin.
Ilmoitusten hallinta
Muokkaa ilmoitusasetuksia tarpeidesi mukaan, jotta saat tiedot olennaisista asioista ilman ylimääräistä hälyä. Voit esimerkiksi asettaa ilmoituksia vain tärkeimmille kanaville ja tiimeille, jotta pysyt ajan tasalla tärkeimmistä keskusteluista.
Käytä hiljaisia aikoja ja älä häiritse -tilaa parantaaksesi keskittymistä ja vähentääksesi keskeytyksiä. Tämä on erityisen hyödyllistä, kun sinun täytyy työskennellä keskittyneesti tai osallistua tärkeään kokoukseen.
Microsoft Teams tarjoaa lukemattomia mahdollisuuksia parantaa tiimityötä ja viestintää. Kun opit hyödyntämään sen monipuolisia ominaisuuksia voit maksimoida tuottavuutesi ja tehdä työpäivästäsi sujuvamman. Toivomme, että nämä vinkit auttavat sinua hyödyntämään Teamsia parhaalla mahdollisella tavalla.
Olemme auttaneet yli 50 organisaatiota Teamsin pariin ja kouluttaneet parhaita käytäntöjä henkilöstölle. Automaatiotiimimme rakentaa automaatioita ja työnkulkuja Teamsiin, mikä auttaa vähentämään työaikahukkaa, kun eri järjestelmien välillä ei tarvitse hyppiä. Kokeneet asiantuntijamme työskentelevät tiiviisti kanssasi varmistaakseen, että Teams integroituu saumattomasti yrityksesi toimintaan ja tuo todellista arvoa.
Tutustu lisää:
Millä tasolla teidän Teamsinne on otettu käyttöön? – Midpointed
Valmistaudu tulevaan työelämään Microsoft Teamsin kanssa
