Millä tasolla teidän Teamsinne on otettu käyttöön?

Uuden työtavan omaksumisessa on olemassa useita tasoja. Teamsin käyttöönoton tasoja ja vaiheita voidaan hahmottaa monella eri tavalla, alla yksi näkökulma.

Teamsin käyttöönoton neljä tasoa

Taso 1: Ei olla edes vielä lähdetty matkaan

Aivan alkuvaiheessa Microsoft Teams on vain lisenssien jaon myötä olemassa, siellä jossain mutta käyttö on satunnaista. Kenties jokin muu vastaava työkalu on vielä rinnalla. Kukaan ei oikein omistaja ja hallinnoi Teamsia. Ei siis ole ihme, että käyttäjätkään eivät hahmota Teamsia. Sen rooli, käyttötavat, parhaat käytännöt ja jopa painikkeet ovat varsin vieraita.

Tiimitiloja on jo syntynyt, niiden määrä voi lukumäärällisesti olla pieni, mutta koska ”Milloin Teams-kanava, milloin uusi tiimitila”-keskustelua ei ole käyty, jo pienikin tiimitilojen määrä vaikuttaa suurelta. Ei pidä olla kiukkuinen kenellekään, vaikka täysin ilman tukea olevat työntekijät luovat aina uuden tiimitilan uutta kokousta varten.


Taso 2: Kiipeäminen on alkanut

Kiitos poikkeusolojen Teams on jo vakiotyökalu etäkokouksissa. Tarvittiin kansainvälinen pandemia, että uusi työtapa jalkautuu. Kokouksiin osallistuminen jo onnistuu, toki käyttö on vielä haparoivaa, etä- ja hybridikokousten parhaista käytännöistä puhumattakaan.

Tiimitiloja on saattaa olla jo melkoinen määrä.

Orastavasti mielessä siintää työkalun koulutus. Sitä kohti! Rohkeasti!


Taso 3: Olemme melkein huipulla

Nyt ollaan jo pitkällä. Teamsilla ja digityötavoilla on tässä kohtaa usein jo omistaja, kenties jopa pieni työryhmä joka edistää asioita yksin tai yhdessä Microsoft 365-kumppanin kanssa. Luultavasti on jo oivallettu, että Teamsin käyttöönotto on enemmänkin pehmeää ja viestinnällistä, kuin kovaa teknistä jumppaa.

Teamsin käyttöä edistetään työkalun koulutuksina ja hiljalleen omistajat oivaltavat, että työkalusta siirrytään työtapaan. Ja että koulutuksesta siirrytään omaksumiseen.



Taso 4: Olemme huipun laella, mutta tasapaino pitää pitää

Top of the World mama! Teamsin käyttö on osa yrityksen tai organisation tapaa toimia. Henkilöstö on yksi kerrallaan oivaltanut omat etunsa: tärkeimpinä ajansäästö, jouhevammat rutiinit ja mukavampi työn arki.

Avainsanoja ovat hyvin viestitty ja edestäpäin johdettu muutosjohtaminen. Sisäinen sähköposti ei laula ja henkilöstö huomaa toisiltaan jatkuvasti uusia käteviä käyttötapoja.

Jatkuvuus ja muutoksen vahvistaminen on se juttu. Kun siinä nukahtaa, myös työtavat repsahtavat huipulta taas seuraavalle alakielekkeelle. Muutosta ja hyviä tapoja pitäisi nyt jaksaa voimistaa. Esihenkilöiden, johdon, sanansaattajien ja muistutusviestinnän voimaa ei voi aliarvioida. Jaksaa jaksaa!


Lue lisää:

Kristian Hentula

Modernin työn konsultti, Partner

kristian.hentula@midpointed.fi

+358 40 565 6644

Kirjoittaja hermostui kun Microsoft ilmoitti Teamsin tulosta. Koulutti ensimmäisen organisaation Teamsin käyttöön vuonna 2017.