Kerron tässä kirjoituksessa millaisia ovat olleet asiakkaidemme yleisimmät IT:een sekä digityöhön liittyvät tarpeet sekä ratkaisumme niihin ”korona-aikana”, eli menneen 6 viikon aikana.
Heidän tarpeilla saattaa olla paljonkin yhtäläistä teidän tilanteeseen, joten kertomalla niistä ja niihin toteuttamistamme ratkaisuista, saattaa niistä olla myös hyötyä teillekin.
Nro 1: Raportointi
”Tulevaisuutta on mahdoton suunnitella, jos et tarkalleen tiedä missä olet nyt.”
Reaaliaikaisen tilannekuvan saaminen omasta busineksestään on ollut lähes jokaisella asiakkaallamme tarve nro. 1.
Jotta muutokseen voi valmistautua, on ihan ensiksi tiedettävä missä ollaan nyt, eikä esim. kaksi kuukautta sitten. Huhtikuussa 2020 et tee juuri mitään tiedolla mikä oli kirjanpidollinen tuloksesi helmikuussa 2020. Et varsinkaan, jos helmikuun avulla ajattelit ennustaa toukokuuta 2020…
Kuinka tuore ja realistinen on tilannekuvasi liiketoiminnastanne?
Miten kehitystyöt, projektit ja muut tärkeät asiakastyöt edistyvät ja miltä tulevat viikot näyttävät? Eikä vain ylä- ja yritystasolla, vaan pilkottuna tiimi-, asiakas- ja yksilötasoille?
Muutaman asiakasyrityksemme kohdalla juuri tähän tartuttiin välittömästi kriisin alettua: Skarpattiin raportoinnin ja seurannan kanssa. Nykyisiin Power Bi -raportteihin tuotiin uusia ennustemalleja ja lisättiin dashboardeja mm. kassavirtojen reaaliaikaiseen seurantaan.
Kuva: Midpointedin liiketoimintaa johdetaan reaaliaikaisilla ja ennusteita sisältävillä Power Bi-raporteilla. Raportit koostavat dataa 12 eri tietolähteestä ja muodostavat niistä dashboard-visualisointeja.
Olemme toteuttaneet myös Fast track-mallilla (2 vko:ssa koko projekti) raportteja asiakkaille, joilla Power Bi ei ollut ennen koronaa edes asennettuna. Palautteen perusteella tehdyistä raporteista on ollut merkittävää hyötyä asiakkaillemme.
Jos Power Bi -työkalu ei ole sinulle tuttu, niin tästä löydät siitä lyhyen esityksen.
Nro 2: Etätyökyvykkyyden ja tarpeiden selvitys
”Miten ihmisenne osaavat työskennellä etänä ja mitä haasteita heillä mahdollisesti on? Älä oleta, vaan kysy sitä heiltä.”
Toiseksi täytyy huolehtia siitä että ihmiset voivat hyvin ja heillä on luottamus siihen, että aurinko nousee huomennakin; Kaikki mitä tein aikaisemmin on mahdollista nytkin, mutta hieman uudella tavalla ja jopa helpommin.
Olen huomannut, että ihmiset tarvitsevat paljon vertaistukea ja esimerkkejä siitä, ettei maailma ja liiketoimina pysähdy tähän kriisiin. Tähän auttaa se, että ihmisillä on oikeat työkalut ja mahdollisuus tehdä töitä, kuka mistäkin lokaatiosta ja karanteenista huolimatta.
Tiedättekö mitä mieltä ihmisenne ovat yrityksenne etätyövälineistä ja miten he kokevat niiden mahdollistavan nopeasti muuttunutta tapaa tehdä työtään?
Tämä tiedon hankkiminen on ensimmäinen askel työtapojen ja työkalujen nykytilan ja kehittämistarpeiden selvittämisessä. Asioista kysyminen myös osoittaa, että olet kiinnostunut henkilöstöstänne ja samalla viestit, että etätyötapoja ollaan kehittämässä suunnitelmallisesti.
Kysely nostaa esiin piileviä tarpeita, joita ei tohdita sanoa kasvotusten. ”Kaikki toimii ja kyllä mä saan työni tehtyä.” Silti työn tekemiseen tuhraantuu aikaa ja yhteiset toimintamallit usein puuttuvat. Etätyöpäivät venyvät ja tehokkuus on vain illuusio.
Olemme viime viikkona toteuttaneet puolen kymmentä työtapakyselyä eri asiakkaidemme henkilöstölle.
Kuva: Asiakkaillemme toteuttavat työn muutoshankkeet alkavat aina koko henkilöstölle suunnatulla työtapakyselyllä.
Nro 3. Teamsin käyttöönotto ja koulutus
”Tuottavassa, modernissa työssä kysymys ei ole työkaluista, vaan niiden käytön osaamisesta, yhdessä sovituin pelisäännöin.”
Ratkaisevaa on se miten hyvin ihmiset osaavat hyödyntää olemassa olevia työkaluja ja kasvaako vai laskeeko ihmisten tuottavuus etätöissä. Nyt se todellakin mitataan.
Tämä ei ole ainoastaan kriisin aikainen asia, vaan tästä eteenpäin oleva ratkaiseva tekijä, koska työn tekeminen tulee pysyvästi muuttumaan. Nyt on mahdollisuus repäistä eroa kilpailijoihin.
Eräs asiakkaamme arvioi heille alkuvuodesta toteutetun työtapamuutoksen hyödyn tarkoittavan heille 30 min lisää laskutettavaa asiakastyötä per työntekijä, per työpäivä. Asiakkaan toimitusjohtajan tekemän laskelman mukaan se tarkoittaa heille +600.000€/vuosi lisää käyttökatetta (50 hengen asiantuntijayritys).
Tähän ei kuitenkaan riitä se, että ihmisillä on mahdollisuus tehdä etätöitä tai edes se, että heillä on nykyaikaiset modernin työn sovellukset käytössään, vaan se miten niitä hyödynnetään, osataan käyttää ja vielä yhdessä sovitun toimintavan mukaisesti.
Heti korona-kriisin alettua, tunnistimme asiakkaillamme kiireellisen tarpeen nykyaikaisten etätyökalujen käyttöönottoon sekä työskentelytapojensa muuttamiseen. Näihin tarpeisiin toteutimme Teams Fast track-palvelukonseptit.
Tutustu Teams Fast track -käyttöönotto ja koulutusratkaisuun täällä.
Kuva: Teams on hyvin paljon enemmän kuin vain etäneuvottelusovellus. Se on modernin tietotyön keskus. Siksi sen käyttöönotto ja koulutus tulee tehdä aina yrityksen liiketoimintaan ja tarpeisiin soveltaen.
Nyt on aika muutokselle
Ihmisillä ei ole nyt muutosvastarintaa. Ihmiset jopa pyytävät tähän apua, mikä on poikkeuksellista, mutta pakko on paras motivaattori.. Kohta momentum katoaa ja voidaan palata takaisin vanhoihin työtapoihin.
Me haluamme auttaa teitä tämän mahdollisuuden hyödyntämisessä!
Jos haluat kuulla miten voimme auttaa teitä nostamaan työnne tuottavuutta ja yrityksenne tulosta, niin viskaa minulle sähköpostia: tomi.keranen@midpointed.fi
