Korona-kriisi on tehnyt johtoryhmien kokouksista suoraviivaisia. Agendalla on kaksi bullettia, joihin palataan viikko toisensa jälkeen: Mistä seuraavaksi leikataan ja kuinka paljon?
Leikkaaminen itsessään on helppoa, joskin henkisesti raskasta. Mutta IT:ssä se ei ole edes helppoa. Korona-aikanakin ja osin sen johdosta, korkeapaine digitaaliseen transformaatioon senkun voimistuu.
Kokonaisvaltaisen IT:n kehittämisen ja talousjohtamisen tarve on nyt tärkeämpää kuin koskaan.
Paljonko IT maksaa?
Lyhyesti; yleensä paljon enemmän kuin ymmärretään tai uskalletaan laskea.
IT:seen liittyy paljon kuluja, joita piilotetaan, tahallisesti tai tahattomasti, kokonaiskustannuksia laskettaessa.
Numeroiden valossa suomalaisten yritysten it-budjetit ovat noin 3-5 prosenttia liikevaihdosta, tietointensiivisillä aloilla jopa enemmän. Laskin kertoo, että 20 milj. euron liikevaihdon yrityksessä IT voi maksaa vuodessa jopa 1 milj. euroa.
Mihin ”IT miljoona” katoaa?
Uusin palveluihin, innovaatioihin, liiketoimintojen ja prosessien digitalisointiin?
Olen pahoillani, mutta näin se ei ole – vaikka niin sen pitäisi olla.
Tutkimusyhtiö Gartnerin (2017) selvityksen mukaan yli 90 prosenttia yritysten it-budjetista on sidottu tietohallinnon perustoimintojen pyörittämiseen kuten infrastruktuurin käyttökuluihin, lisenssimaksuihin, henkilöstön palkkoihin ja palvelusopimuksiin.
Se on ”melko” paljon liiketoiminnan tukipalvelun, eli it-palveluiden ja infran päivittäisestä pyörittämisestä. Budjetista jäljelle jäävällä 10%:lla ei digitaalisen kehityksen tiikerinloikkia hypitä.
Miten IT-kuluissa voisi säästää, jos budjetin pitää riittää myös kehittämiseen?
Edellisen perusteella vastaus selvä: Kuluja on leikattava it-peruspalveluissa.
It-kehityksen vaatimattomasta 10% osuudesta leikkaaminen on tuuleen huutamista ja tulevaisuudesta luopumista.
Perus-it:n toiminnan tehostaminen tuo lyhyen tähtäimen voittoja halvalla. Yli jäävällä osuudella rahoitetaan liiketoimintaa hyödyttäviä pitkän tähtäimen digimuutoksia.
Mutta kuluja ei voi leikata it-palveluja heikentämällä: IT on yrityksen verenkierto, jos veri ei kierrä 24/7/365 – liiketoiminta ei vain kärsi, vaan se pysähtyy. Itse asiassa myös it-peruspalveluiden tason ja saatavuuden nostamiseen on painetta.
Vastaus omaan kysymykseeni; ”Miten leikata it-kuluja? Heikentämättä palvelua ja panostamalla lisää kehitykseen?”, on it ulkoistus.
Perustelen väitteeni jäljempänä. Mutta sitä ennen lyhyesti terminologiasta.
IT-tukipalvelun ostaminen ei ole IT-ulkoistamista
Ulkoistuksen termit menevät edelleen helposti sekaisin. Kokonaisulkoistus vai IT-toimintojen ulkoistus vai tukipalvelun ulkoistaminen?
Kun puhutaan kokonaisulkoistuksesta, kattaa se myös tietohallinnon. Tietohallinto tarkoittaa strategista ja hallinnollista puolta, kun taas it:n ulkoistus viittaa konkretiaan ja käytäntöön.
Kokonaisulkoistukset ovat vielä melko harvinaisia ja ne koskevat lähinnä isompia organisaatiota, joilla on oma tietohallinto sekä it-osasto. Kokonaisuuteen kuuluu tällöin ulkoistettu tietohallintojohtaja. Hänen tehtävänä on vastata yrityksen it-strategiasta, budjetoinnista, isoimmista kehityshankkeista (kuten ERP). Usein hän on johtoryhmän jäsen.
IT-toimintojen ulkoistus on suosituin ulkoistuksen malli. Se sopii lähes kaiken kokoisille yrityksille.
Siihen sisältyvät ulkoistettu it-päällikkö ja osasto. Ulkoistus sisältää tällöin it-kehittämisen, operoinnin ja valvonnan, kuten servereiden ja pilvipalveluiden hallinnan, liiketoimintasovellusten käyttöönoton ja koulutuksen, infrastruktuurin, tietokoneet, mobiililaitteet, tietoturva sekä erilaiset tukipalvelut.
Isoissa yrityksissä ulkoistettu IT-päällikkö toimii yleensä yhteistyössä tietohallinnon kanssa. Pienemmissä yrityksissä ulkoistettu IT-päällikkö vastaa myös strategiasta ja kehityksestä ja hänen tiimi operatiivisesta puolesta.
IT-tuen ostaminen ulkopuolelta saatetaan joskus sotkea IT-ulkoistukseen, mitä se ei ole. Tuki- ja neuvontapalvelut sisältävät nimensä mukaisesti vain käyttäjien neuvonnan etä- ja/tai lähitukena. IT-tuki toimii tällöin oman IT-osaston resurssina. IT-tukipalvelua ulkoa ostamalla ei kehitetä yrityksen IT-palveluita ja eikä liiketoimintaa.
IT-ulkoistuksen myytit
Nyt kun termit on saatu ojennukseen, aletaan puhumaan it-ulkoistuksesta – joka on, kiitos koronan ja digitalisaation, aihe jota ei voi enää väistellä.
Väistelyä on saattanut aiheuttaa IT-ulkoistukseen liittyvät oletukset ja myytit, jotka jarruttavat monen yrityksen mahdollisuutta päästä kiinni kustannussäästöihin, digitaaliseen kehitykseen ja tehokkuuden lisäämiseen.
Sitkein ja ehkä kaikista virheellisin myytti lienee it ulkoistuksen johdosta laskeva palvelu- ja loppukäyttäjätyytyväisyys. Teettämme tutkimuksen mukaan it:nsä ulkoistaneiden yritysten työntekijät ovat huomattavasti tyytyväisempiä kuin yrityksissä, joissa IT hoidetaan edelleen omin voimin.
IT-ulkoistus tarjoaa konkreettisia hyötyjä
Kun työnnetään tunteet, olettamukset ja myytit syrjään – ja korvataan ne faktoilla, päästään oikean asian äärelle. Väite, että me insinööri-suomalaiset teemme päätöksemme rationaalisesti – ei pidä paikkaansa, ainakaan it-ulkoistuksesta päätettäessä – sillä vieläkin merkittävä osa yrityksistä soutaa ja huopaa päätöksensä kanssa.
IT-ulkoistuksen hyödyt:
1) Oma osaaminen ja aika ei riitä
It-tarpeet kehittyvät ja monimutkaistuvat jatkuvasti. Pilviaikaan siirtyminen on teknologinen murrosvaihe, joka muotoilee it-tarpeita ja kehittämistä kaiken kokoisissa yrityksissä. Myös tuki- ja neuvontapalveluiden tarve kasvaa, koska uutta teknologiaa otetaan jatkuvasti käyttöön. Kasvavien tarpeiden hoitaminen sisältäpäin on entistä haastavampaa.
It-ulkoistuksessa saatte joustavasti käyttöönne tarpeitanne vastaavat resurssit, sertifioidun osaamispoolin ja toimialat ylittävän kokemuksen.
IT-kehityksessä best practices on oikeasti tärkeää. ”Kokeilu uutta ja epäonnistu nopeasti” toimii liiketoimintainnovaatiossa, mutta ei yrityksen verenkierrossa, eli IT:ssä.
2) Kustannukset
Tällä hetkellä IT-budjetit ovat siis jo keskimäärin 3-5% yritysten liikevaihdosta. Uudet teknologiat ja tarpeet vaativat yhä kasvavaa ammattilaisten joukkoa. Sen sijaan, että IT-henkilöstökuluja voitaisiin leikata, ne mieluummin kasvavat entisestään. Ja kyllä, IT:ssäkin suurin kuluerä on ihmiset. Yhden it-asiantuntijan palkkakulut sivukuineen ovat Suomessa keskimäärin noin 46 000 euroa vuodessa (IT-asiantuntijan keskipalkka, 3146eur/kk).
IT ulkoistus leikkaa jopa 60% it-kuluja. Suurin kustannussäästö syntyy resurssien ulkoistuksesta.
Nopeita voittoja syntyy myös ns. siivousoperaatiolla, jossa it:n prosessit, palvelut ja sovellukset tarkistetaan turhien kulujen osalta. Perusinfran modernisoinnilla, verkkojen, palvelinkapasiteetin ja tietoturvan optimoinnilla saavutetaan myös merkittäviä kustannussäästöjä.
3) IT:stä liiketoiminnan kilpailutekijä
IT on muuttumassa tukitoiminnosta liiketoiminnan kovan ytimen kilpailutekijäksi. ”IT:mme toimii ihan ok” ei enää riitä.
Yritysten tietohallinto- ja IT-resursseja on vapautettava operatiivisen IT:n pyörittämisestä teknologisten kilpailutekijöiden ja innovaatioiden kehittämiseen.
IT-johtajat eivät vastusta. Päinvastoin.
Pilvettyvässä ja digitalisoituvassa maailmassa tulevat pärjäämään yhtiöt, jotka pysyvät kiihtyvässä muutoksessa mukana. Voittajia taasen ovat yhtiöt, jotka eivät beesaa muutoksessa, vaan innovoivat, tunnistavat ja hyödyntävät teknologian uusia mahdollisuuksia etujoukoissa.
Tästä johtuen tietohallinnon rooli muuttuu melkoisesti. IT-johtajista tulee toimitusjohtajien vertaisia liiketoimintastrategioiden muotoilijoita ja kehittäjiä.
”It-peruspalveluiden ulkoistamisen myötä tietohallinto voi osallistua laajemmin liiketoimintaa kehittäviin hankkeisiin. Yritysten tietohallinto tulee muuttumaan osaamiskeskukseksi, joka määrittää miten it:tä käytetään. Tietohallinnon toiminnot ovat siirtymässä suorittamisesta kohti ohjaamista ja pidemmälle.”
Tomi Tuovila, CIO, Neste (26.5.2020, tivi.fi)
Jos IT-johtajien ja tietohallinnon aika ja resurssit kuluvat perus-it:n operointiin, heille ei jää mahdollisuutta tehdä sitä työtä, joka ratkaisee yrityksen kilpailukyvyn ja tulevaisuuden.
Millainen on hyvä ulkoistuskumppani?
Moderni it-ulkoistuspalveluiden portfolio kattaa koko it-ympäristön toimittamisen palveluna sovellusylläpidosta, infrastruktuuripalveluiden ylläpidosta, Help ja Service Desk -palvelusta aina tietoturvapalveluihin, koulutukseen sekä palveluekosysteemin hallintaan.
Vaikka yksi tärkeimmistä syistä it-ulkoistamiseen on helpot ja nopeat säästöt verrattuna omaan IT:seen, tarjottu hintalappu ei saa olla tärkein päätöskriteeri ulkoistuskumppanin valinnassa.
Tärkein valintakriteeri on loppukäyttäjien kokemus. Se on oltava parempi ulkoistuksen jälkeen.
Tässä tarvitaan pelisilmää. Jos hinta painetaan niin alas, että toimittaja ei pysty investoimaan kehittämiseen, on melko varmaa, ettei kukaan ole tyytyväinen palvelun laatuun sopimuksen loppuun asti. Todennäköisin tapa saada it-palvelut henkilökunnan epäsuosioon ja laskea työntekemisen tuottavuutta, on valita halvin vaihtoehto.
Toinen todella tärkeä kriteeri on ulkoistuskumppanin ymmärrys ja aito kiinnostus asiakkaan businekseen. Asiakkaan it-ympäristön ja tarpeiden syvällinen osaaminen on itsestäänselvyys – mutta edellä mainitut kolme törkeää hyötyä toteutuvat vain, jos it-kumppani osaa ja aidosti haluaa sparrata businestasi.
Voikin hyviä sanoa, että pätevä it-kumppani tietää asiakasorganisaationsa asioista jopa enemmän, kuin organisaatio itse.
Edellämainitut asiat on helppo selvittää ulkoistuskumppania valittaessa:
- Kysy it-ulkoistusta tarjoavan yrityksen nykyisiltä asiakkailta millainen palvelukokemus heillä on – asiakkaat löytyvät heidän verkkosivuiltaan.
- Haasta yritystä kertomaan näkemyksiään miten he kehittäisivät ja digitalisoisivat teidän liiketoimintaa – tämä kysymys kannattaa esittää heti ensitapaamisessa.
