Modernin työn ensimmäiset askeleet
Tervetuloa matkalle moderniin työhön, jossa ihmiset, työskentelytavat, yhteistyö ja teknologia muodostavat seikkailun. Moderni työ ei ole pelkkä määränpää, vaan se vaatii avointa mieltä, valmiutta omaksua uusia työtapoja ja hyödyntää teknologian tarjoamia mahdollisuuksia. On hyväksyttävä se tosiasia, että maailma ja työelämä muuttuu ja meidän on muututtava mukana. Etätyön ja hybridimallien vakiintuminen on vastaus nykypäivän työelämän tarpeisiin, erityisesti asiantuntija-aloilla. Tämä antaa työntekijöille mahdollisuuden valita työskentelypaikkansa joustavasti, tuoden mukanaan vapauden ja työn ja yksityiselämän paremman tasapainon. Tekoäly on myös mullistamassa työtapoja yhä enemmän, jolloin jatkuva työtapojen kehitys yrityksissä korostuu.
Lähtötilanteen kartoitus luo pohjan kehittämiselle
Modernin työn kehittämisessä ensimmäinen askel on lähtötilanteen kartoitus eli digityötapakysely. Organisaation on ymmärrettävä, millaisessa jamassa tämänhetkiset digitaaliset taidot ovat ja missä on parannettavaa. Tämä ei ole pelkästään työntekijöiden taitojen arviointia, vaan myös syvemmän ymmärryksen saamista siitä, miten työprosessit ja tiedonhallinta toimivat organisaatiossa. Lähtötilanteen kartoitus on valaiseva silta nykytilanteesta kohti tavoitetilaa. Lähtötilanteen kartoituksessa saamme konkreettiset numeraaliset mittarit, joita lähdetään parantamaan erilaisilla kehitysprojekteilla. Lähtötilanteen kartoituksesta saatte esimerkiksi tarkan kuvan, paljonko työaikahukkaa voitaisiin vähentää ja missä työn tekemisen pullonkaulat ovat.
Kultainen pelikirja työhön
Kun lähtötilanteen kartoitus on saatu maaliin, seuraavana askeleena on kirjata organisaation työtavat ylös yhteiseen pelikirjaan. Pelikirjan tarkoitus on helpottaa työntekijöiden työtä ei suinkaan vaikeuttaa sitä. Sen on tarkoitus toimia työn tukena arjessa, jos jonkin asia askarruttaa. Esimerkiksi mihin yhteiset tiedostot tallennetaan tai mitä pilvipalvelutyökalua käytetään mihinkin tarkoitukseen. Pelikirja on kokoelma käytännön ohjeita ja prosesseja kaikille työntekijöille arjen sujuvoittamiseksi.
Teknologia ja pilvipalvelut työn tukena
Kun pelikirjaan on saatu kirjattua yhteiset toimintatavat, on aika tarkastella teknologiaa ja pilvipalveluiden hyödyntämistä tehokkaasti työtapojen tukena.
Yrityksissä usein kamppaillaan teknologian ja työtapojen yhdistämisen haasteissa. Mikäli työntekijällä menee oikean tiedon etsimiseen useita minuutteja päivässä (kyllä kuulostaa vähältä) se tarkoittaa kuukausi tai vuositasolla todella suurta työaikahukkaa. Esimerkiksi jos tuskailet oikean tiedon tai dokumentin löytymistä 20min päivässä, se tarkoittaa, että yhden ihmisen työaikahukka on 40 tuntia puolessa vuodessa. Hurja määrä eikös? Entä jos organisaatiossa kaikki käyttää tämän verran päivästään turhaan työhön?
Moderni työ ei voi kukoistaa ilman teknologian tarjoamia mahdollisuuksia. Pilvipalvelut, automaatiot ja muut digitaaliset työkalut tehostavat työprosesseja ja vapauttavat aikaa luovemmalle ja inhimillisemmälle työlle.
Esimerkiksi modernin intranetin ei kuulu olla tiedon hautausmaa, vaan sen kuuluu toimia aktiivisena yhteistyön ja tiedonhallinnan keskuksena. Parannettu käyttöliittymä, tehokkaat hakutoiminnot ja reaaliaikainen vuorovaikutus vähentävät turhautumista ja mahdollistavat tiimien saumattoman yhteistyön.
Microsoft Teams selkeyttää viestintää ja tiedonjakoa tiimeissä. Se mahdollistaa luontevan keskustelun eri tilanteissa ja parantaa yhteistyötä organisaatiossa. Teams ei ole vain työkalu, se on välttämätön osa tehokasta ja tyytyväistä työyhteisöä, säästäen samalla aikaa ja kustannuksia etätapahtumien ja kokousten järjestämisessä.
Modernista työstä puhuttaessa on myös hyvä muistaa automaatioiden mahdollisuudet työn tukena. Automaatioilla ja ohjelmistoroboteilla voidaan säästää huomattavasti työaikaa. Yksinkertaiset toistuvat työtehtävät ja prosessit olisi hyvä automatisoida, jotta aikaa jää enemmän ajatukselliseen työhön. Automaatiot koetaan usein monimutkaisina mutta mielenkiintoisina vaihtoehtoina. Ne ovat kuitenkin melko yksinkertaisia ja helposti toteutettavissa.
Lue lisää automaatiopalveluistamme: tästä
Koulutus varmistaa työtapojen jalkautuksen työntekijöille
Seuraava askel modernien työtapojen kehityksessä on niiden jalkauttaminen niin, että kaikki ymmärtävät uusien toimintatapojen muutoksiin johtavat syyt ja miten kukin voi omalla toiminnallaan helpottaa organisaation viestintää. Muutos voi olla haastavaa, erityisesti uusien järjestelmien käyttöönotossa. Koulutusten tavoitteena on auttaa arjen sujuvoittamisessa ja tehokkuuden kasvattamisessa organisaatiossa. Ei pelkästään teknisiä temppuja, vaan käytännön työkaluja, joiden avulla henkilöstö voi sisäistää uudet työtavat ja järjestelmät osaksi päivittäistä työrutiinia. Midpointedin kouluttajilla on vahvaa osaamista muutosjohtamisesta ja muutosten jalkauttamisesta osaksi organisaatioiden ja työntekijöiden arkea.
Jatkuva kehitys tuo parhaat tulokset
Ensimmäiset askeleet ovat hyvä alku moderniin työhön. On kuitenkin muistettava, että moderni työ on jatkuva prosessi, eikä se ole koskaan valmis projekti. Työtapojen ja prosessien on muututtava organisaation kasvaessa ja ympäröivän maailman muuttuessa. Esimerkiksi tekoälyn tulo työelämään taas vaatii uudenlaista ajattelua ja sopeutumista. Jatkuva kehitys on avain asemassa, jotta vältetään massiiviset muutoshankkeet ja organisaatio pysyy ketteränä. Moderni työ ei ole myöskään vain organisaation vastuu, vaan se on jokaisen työntekijän velvollisuus olla avoin uusille ideoille, oppia uutta ja aktiivisesti osallistua oman työympäristönsä kehittämiseen.
Moderni työ on matka kohti jatkuvaa kasvua ja oppimista – se on tie kohti parempaa työelämää. Me Midpointedilla autamme asiakkaitamme tällä matkalla.
Kiinnostuitko modernin työn mahdollisuuksista? Ota yhteyttä niin keskustellaan lisää tarpeistanne.
myynti@midpointed.fi