Näin liikkeelle intranet-projektissa

Oletko aloittamassa intranet-projektia? Mahtavaa!

Saatat olla joko nykyintranetiin tympääntynyt peruskäyttäjä, tai kenties IT:n tai viestinnän ammattilainen. Ehkä olet tuleva intranet-projektin projektipäällikkö tai sitten (liike)toiminnasta vastaava henkilö, joka haluaisi, että organisaatiolla on kunnon intranet työn arjen tukena.

Projektisi lähtöpisteenä voi olla joko puhdas pöytä tai olemassa oleva uusittava intranet. Alussa kokonaisuus ja eri tahojen vaatimukset saattavat tuntua liian suurilta.  Pelko pois.  Vedä henkeä ja katso tulevaan. 

Näillä 10 askeleella valmistaudut intranet-projektiin.

1. Tee inventaario intranet-projektin osa-alueista. Valmistaudu kertomaan tarinaa, myymään projektia sisälle päin

Aloita perustamalla projektille tiimitila ja dokumentoi kokonaisuutta – tai luo edes uusi muistio, jaa se ja ala kerätä yhteen mm. tämän blogin asioita.

Valmistaudu listaamaan ainakin seuraavia seikkoja:

📌(liike)toiminnalliset syyt uusia intranet, digityön nykytila, intranetin tarpeet,

📌 sisältöalueet ja niiden vastuuhenkilöt

📌 mahdolliset työryhmän jäsenet

📌 mahdolliset tarkemmat vaatimukset ja määritykset

Valmistaudu kertomaan tulevasta intranet-projektista useampaan kertaan, eri tahoille. Suunnittelusisällötkin kannattaa pilkkoa pieniksi ja nimetä hyvin. 

2. Käsitys nykyisestä intranetistä

Kerää edes tärkeimmät tiedot talteen: Mikä on nykyintranetin tekniikka, milloin se on tehty, minkälaista sisältöä on ja paljonko sitä on. Sivuina, dokumentteina vai molempina. Onko räätälöintejä ja erikoistoiminnallisuuksia. Mutta myös onko sisällöllä vastuunjakoa ja onko intranetin käyttöasteesta tietoa, ts. mitä sisältöjä on käytetty ja mitä ei.

Samoin palaute olemassa olevasta intrasta on tärkeä kerätä esim. aiemmista kyselyistä. Jos et itse tunne intranetiänne, etsi henkilö, joka tuntee.

3. Hahmota organisaatiosi modernin työn nykytila ja tarpeet

Uusi intranet voidaan nähdä ”vain” yhtenä työkaluna, mutta se on myös osa organisaatiosi digityötapoja ja työtapojen parannuksia.  Tällainen muutos kohti parempaa pitäisi aina alkaa mitatusta aloituspisteestä.

Suosittelemme, että teet tai teetät kyselyn, joka kattaa kaikki digityötavat ja -tarpeet:

📌 Mitä ihmiset osaavat, mitä eivät, mitkä puutteet he kokevat kurjimpina, minkälaista tukea he tarvitsevat.

📌 Mitä tarpeita heillä on paitsi uutta intranetiä koskien mutta koskien myös muita digityötapoja. 

📌 Mitkä toiminnot ja työn alueen sujuvat mitenkin juuri teillä, mitkä ovat heidän ajatuksensa koskien Teamsin käyttöä sekä esim. toistuvia rutiineja ja prosesseja.

Midpointedin ilmaisen digityötapojen henkilöstökyselyn avulla voit hahmottaa lähtökohtasi varsin kätevästi. 

4. Intranetin työryhmä ja omistajuus

Vuosikausia intranet oli viestinnän ja IT:n lapsi.  Voi se olla sitä vieläkin. Mutta yhä useammin omistajiin kuuluvat myös organisaation kehityspäällikkö ja HR-vastaavia.  Hienoa. Omistajuudessa olisi hyvä pohtia työryhmää, millä intranetiä lähdetään kehittämään. 

Kun olemme tehneet PK-sektorin kanssa töitä, on työryhmä saattanut koostua yhdestä tai kahdesta henkilöstä. Jos sinä olet tällaisessa pienessä parin kymmenen hengen organisaation yksinäinen intranet-puurtaja, ota rinnallesi edes yksi kollega mukaasi. 

Jos olet paremmassa tilanteessa tai suuressa organisaatiossa, saat intranetin kehitystyöryhmään mukaan ihmisiä viestinnästä, HR:stä, it:stä, johdosta, henkilöstöstä, kehitysväestä ja eri toiminnoista. Ota mukaan ihmisiä, jotka saavat asioita tapahtumaan ja jotka hyötyvät intranetin tuomista parannuksista. Tulet tarvitsemaan heitä..

5. Johdon tuki uudelle intranetille ja laajemmin uusille työtavoille

Mitä tarkoittaa johdon tuki? Se voi olla yksi virke: ”Meidän intranet pitäisi uusia, hoidatko homman?”. mutta se voi olla parhaimmillaan toimitusjohtaja tai henkilö johtoryhmästä, joka puhuu intranetin uudistuksen tärkeissä käänteissä, joka esittelee uuden intranetin tärkeyden eri tahoille ja joka aidosti puhuu työtapojen muutoksen myötä. Tällainen sponsori on elintärkeä muutoksen onnistumiselle.

Maailmassa on paljon lainalaisuuksia, jotka ovat kurjia ja totta.  Arjessa: Jos nukut vähän, olet väsynyt. Digityössä: jos johto ei tue työtapojen muutosta, jos johto ei tajua intranetin uudistuksen syitä, tulevat tulokset jäämään laihoiksi. Hommaa siis itsellesi sponsori johdosta. 

.

Vinkki:  Jos et saa johdolta tukea ensin istumalta, voit tehdä business casen eli ”kulut vs. tuotot” -laskelman, jossa esim. verrataan projektin eurollisia kuluja aikaan, joka säästyy kun sisällöt löytyvät, kun rutiinit ovat kirkkaampia, kun työtavat ovat yhtenäisempiä, kun manuaalista työtä ja tuplatyötä ei tehdä.

6. Hahmota SharePointin lisäksi laajempi Microsoft 365 -työkalupakki

.

Älä hämmenny Teamsin ja SharePoint-intranetin toimintojen samankaltaisuudesta ja toisaalta erilaisuudesta. Lyhyesti sanottuna tarvitset usein molempia: Teamsia tiimityöhön ja SharePoint-intranetia ajantasaiseen sisältöön ja prosessien tukeen. Ja mikä parasta, voit nyt käyttää näitä kahta nyt yhdessä.  Katso webinaarimateriaalimme aiheesta täältä.

Intranetisi hyötyy SharePointin ja Teamsin lisäksi myös muista M365-työkaluista, kuten

Forms jolla keräät tietoa ja jolla teet kyselyitä,

Power Automate joka tekee puolestanne erilaisia rutiineja ja automaatiota,

Lists jolla paitsi keräät tietoa mutta myös mallinnat prosesseja sekä esim.

Stream jolla teet organisaatiollesi oman sisäisen videogallerian. Kaikki työkalut löydät osoitteesta Office.com.

Tutustu tärkeimpiin Microsoft 365-työkaluihin

7. Uusi aikakausi odottaa sekä intranetin muokkaajia, että käyttäjiä

.

Pahoittelen toistuvaa vertauskuvaa, mutta vuoden 2015 ja vuoden 2022 intranetien vertailu on kuin vertaisi älypuhelimia vuosilta 2006 ja 2022.

Jos otat käyttöön SharePoint-pohjaisen intranetin, olet toki perinteisten uutisten jne. äärellä, mutta myös aivan uudenlaisten toimintojen äärellä. Sekä sivupohjissa olevat www-osat, että luetteloissa ja kirjastoissa olevat herkut saattavat yllättää sinut edistyksellisyydellään.

Seuraavat kliseet ovat jääneet historiaan

– intrasta ei löydä mitään

– intranet on lukemista

intranet on uutisia ja vanhentuneita sisältöjä

– intranet on yksisuuntaista viestintää.

Moderni SharePoint-intranet auttaa löytämään sisältöjä eri tavalla, auttaa tekemään työpäivän rutiineista jouhevampia – se myös mahdollistaa monelta-monelle viestinnän ja kanssakäymisen.

.

8. Visioi, vaadi ja määrittele

Visio on mielikuva paremmasta. Visio on myös sinulle valtavan tehokas työkalu, kun viestit tulevasta intranetistä. Intranetiä kun ei vielä ole, mutta sen tarjoamat hyödyt ovat jo esitettävissä.

Visio intranetista ja sen tuomista parannuksista voi olla ylätason unelmia tai sitten yksityiskohtaisempia ajatuksia paremmista intranet-toiminnoista.  Vaatimukset sen sijaan ovat jykevämpiä listauksia tärkeistä tarpeistanne. Kukin organisaatio on aina erilainen, mutta tietyt tarpeet toistuvat usein.

📌 Vision osat saattavat olla seuraavanlaisia:
 

  • ajantasainen uutisointi saavuttaa aina työntekijät
  • sisältö on helposti saatavilla, tietokoneella ja mobiilisti, paikasta riippumatta
  • etätyötä helpottavat työkalut ja sisällöt löytyvät, kiitos hyvin tehdyn rakenteen ja haun
  • hajautettu uutisointi nostaa esille toimipaikkoja ja tiimejä, ei-keskitetty uutisointi vapauttaa viestintätiimiä
  • ohjepankki mahdollistaa tehokkaamman työn ja poistaa katkot tyhössä

📌 Vaatimukset ovat astetta järeämpiä ja toteavia seikkoja. Intranetin vaatimukset saattavat olla vaikkapa seuraavanlaisia

  • intranetin pitää toimia tietyllä tai usealla kielellä
  • sen pitää palvella sekä toimisto- että tuotannon väkeä
  • sisältörakenne ei saa olla organisaatioperusteinen
  • intranet pitää suunnitella tukemaan mobiilikäyttöä
  • intranetin pitää toimia yhteen kolmannen osapuolen järjestelmän X kanssa
  • intranetin tulee kerätä yhteen tiettyjä sisältövirtoja, kuten asiakaspalautetta, kaluston käyttöastetta, toimipaikkakohtaisia tehtäväluetteloita

📌 Määrittely sen sijaan menee vielä astetta pidemmälle. kertovat mikä kaikkea missäkin pitäisi olla. Esim. näin. 

”Intranetin ylätason rakenne tulisi sisältää etusivun, henkilöstöosion, myynti- ja viestintäosion, talous- ja johto-osion, materiaalipankin sekä erilaiset yhteystiedot.

Etusivulla tulisi olla

  • uusimmat koulutukset
  • uusimmat uutiset
  • erikseen esille nostetut tärkeät uutiset ja sisällöt
  • linkkilistat
  • some-syötteet
  • asiakaspalaute per ajankohta ja per toimipiste
  • kysy johdolta -lomake
  • tärkeimmät yhteystiedot
  • henkilöstöhaku”

9. Harkitse intranetia työn arkea tehostavien prosessien kodiksi

Nyt olet jo käynyt läpi intranetin perusasioita, uskallat harkita myös pelikentän laajuuden muutosta.  Voisiko intranet aidosti tukea myös rutiineja joita ei aina osata lukea intranetin tontille kuuluvaksi. Verrataanpa alkuun rutiinia ja prosessia.  Rutiini on totuttu tapa, jolla jokin työ tehdään. Se voi olla vaakaa ja perinteinen tai sitten vaihtelevan kaoottinen.  Ehkä molemmissa tapauksissa kätevä tai sitten aikaa syövä. Kukaan ei luultavasti omista rutiinia, joku tiimi hoitaa rutiinin paremmin kuin toinen.   

Prosessi sen sijaan on vitamiineja syönyt rutiini: se on parhaimmillaan kuin raiteita pitkin kulkeva juna, jolla selkeä on alku ja loppu, sovitut työkalut ja työtavat jotka säästävät kaikkien aikaa ja hermoja.

.

Intranet on loistava paikka aloittaa prosesseja.  Jos lähdet intranet-projektiin, uskaltaudu parantamaan orvoksi jääneitä rutiineja luomalla niille hyvät prosessit SharePointin ja Teamsin avulla.

Viimeisen vuoden aikana olemme edistäneet intranetmaisia prosesseja mm. seuraavissa toiminnoissa

– Tervetuloa taloon -perehdytysprosessi
– Henkilöstön osaamisen ja koulutuksen rekisteröinti
– CV-pankki ja sen päivitys
– Kehityskeskustelut ja tehtävien muistutukset
– Asiakaspalautteen keruu ja käsittely
– Sopimusten hallinta
– Tarjousten hallinta
– Myyntiliidien luominen ja kehittäminen
– Toimipisteen ja kampanjoiden valokuvaus
– Ketjun tehtävien hallinta
– Projektin tilaaminen, perustaminen, hallinta, ohjeistaminen ja viestintä

10. Luo intranetillesi jo heti alkuun vastuukartta ja hallintamalli

Intranetisi on hetken uusi, mutta sen jälkeen se on juuri niin hyvä hallintomalli, organisaation kuri ja sisällön hallinta vaativat. Lue: Jos ette pidä huolta intranetin sisällöistä, se rämettyy, menettää merkityksensä ja koko ponnistelu oli turhaa.

Jo suuntaa-antava vastuumalli auttaa hahmottamaan kuka edistää mitäkin aluetta.

Mitä seuraavaksi?

Aloita vaikka tutustumalla Midpointedin ilmaiseen työtapakyselyyn, jolla hahmotat kätevästi henkilöstötösi digitaitojen ja -tarpeiden lähtötilanteen.