Digitalisaatio – Lisää kilpailukykyä asianajotoimistoille

Fondian Salla Vainio kirjoittaa blogissaan 20.6.2016  asianajotoimialan digitalisaation mahdollisuuksista erittäin konkreettisesti. Olen Sallan kanssa täysin samaa mieltä, että asianajotoimiala on yksi konkreettisesti digitalisaatiosta hyötyvä toimiala.

Miten asianajajien työ tulee muuttumaan lähitulevaisuudessa?

Uudet työkalut mahdollistavat uusia merkittävästi tehokkaampia työtapoja. Uudet työkalut vastaavat myös toimialan omaan muutokseen. Pääasialliset työkalut tänään asianajajilla ovat dokumenttien työstäminen ja sähköposti. Asianajajien työ muuttuu jatkossa siten, että yleisjuristeja on vähemmän ja komplexisoituvassa juridisessa maailmassa on enemmän erikoisosaajia. Eli ihmisten osaaminen syvenee enemmin kuin laajenee. Tämän seurauksena on se, että työtä tehdään enenevässä määrin tiimeissä. Asiakkaan kannalta paras lopputulema on, kun hän saa mahdollisimman syvää osaamista koskien omaa juridista tarvettaan. Kun taas asianajajajien niukin ja kallein resurssi on aika, niin ei ole mahdollista kerätä eri osaajia samaan aikaan ja tilaan työstämään toimeksiantoa. Lisäksi toimeksiannoilla on hyvin tiukat fataljit. Työntekeminen muuttuu kollaboraatioksi tiimin sisällä ja asiakkaan kanssa yhteistyössä. Kuten Sallakin kuvaa omassa blogissaan työn etenemistä ja tuloksia seurataan reaaliaikaisesti. Muutokset, muutospyynnöt, kommentit tallentuvat ja myöhemmin voidaan todentaa kuka muutoksia on pyytänyt ja missä vaiheessa toimeksiannon etenemistä. Myös vasta- ja myötäpuolien tekemiset tallentuu ja on myöhemmin todennettavissa.

Käytetäänkö teidän toimistossanne valtavaa tietoturvariskiä?

Pelkästään sähköinen muistikirja, jonka voi jakaa kollegoiden ja asiakkaiden kesken on välttämätön työkalu. Perinteinen manuaalinen muistikirja on valtava tietoturvariski. Sähköistä muistikirjaa ei voi hukata eikä se voi tuhoutua esim. koiran toimesta. Itse en maksaisi asianajajalle siitä työstä, että hän etsii muistiinpanoistaan tiettyjä asioita tai kohtia, joita on joskus aikanaan kirjannut ylös. Jos taas asianajaja vaihtaa toimistoa hän vie kaikki muistiinpanot ja niiden mukana myös toimeksiannot mukanaan.

Digitalisaatio ja Kollaboraatio

Koska toimeksiannot ovat usein pitkäkestoisia ja välissä virtaa joskus paljonkin vettä Vantaanjoessa, niin on erittäin tärkeätä, että kaikki toimeksiantoon liittyvät tiedot löytyvät helposti ja yhdestä paikasta; sähköpostit, tapaamiset, muistiinpanot, dokumentit, toimenpiteet, kirjaukset etc. Vain näin mahdollistetaan tehokas tiimityöskentely ja työn etenemisen seuraaminen. Miten delegoidut tehtävät etenevät, miten saan tiedon kun asiakas tai kollega on kommentoinut pyydettyä asiaa, koko tiimi näkee sähköpostit toimeksiantoon liittyen etc.

Suurimmalla osalla on jo osa työkaluista käytössä, mutta niitä ei hyödynnetä…

Edellä mainitut asiat eivät edellytä suuria investointeja tai IT-projekteja. Useimmilla on suurin osa näistä työkaluista jo käytössä, mutta eivät hyödynnä niitä parhaalla mahdollisella tavalla. Silloin tarvitaan ammattilaisia apuun, että hyödyt saadaan irti, kuten silloin kun me tarvitsemme juridista apua. Salla käsittelee blogissaan saadun hyödyn mittaamista ja arvioimista. Uusien työkalujen tuottama hyöty on etukäteen melko helppoa laskea. Suurin potentiaali on kuitenkin siinä, miten työkaluja hyödynnetään nyt ja tulevaisuudessa. Se näkyy aina ja suoraan ihan viimeisellä rivillä ja yrityksen arvon kasvamisessa.

Haluatteko olla digitaalinen asianajotoimisto ja saada siitä kilpailukykyä?

Digitalisaatio mahdollistaa paljon enemmän tulevaisuudessa yksinkertaisilla työkaluilla. Vastustusta uusia työkaluja kohtaan en ihan aina ymmärrä. Kyllähän rakentamisessa otetaan käyttöön uusia kehittyneitä työkaluja erittäin mielellään, jos ne auttavat rakentajaa työssään. Osa toimialoista kilpailee melkein pelkästään uusien teknologioiden kehittämisessä ja hyödyntämisessä, kuten auto ja ilmailuteollisuus. Miten paljon on finanssitoimiala siirtynyt digimaailmaan viimeisen 10 vuoden aikana! Asiakkaat seuraavat reaaliaikaisesti omia sijoituksiaan ja tekevät itse aika paljon siitä työstä mihin ennen tarvittiin pankkiiri.

Alansa johtavat yritykset hyödyntävät ja tutkivat uutta teknologiaa kaikilla toimialoilla. Uudet teknologiat parantavat yrityksen kilpailukykyä ja parhaassa tapauksessa synnyttävät yritykselle kilpailuetua.

Ne jotka jatkavat toimimista samalla tavalla muuttuvassa maailmassa ottavat valtavan riskin. Jopa ne joilla ei ole suunnitelmaa siitä, miten digitalisaatiota tullaan omassa yrityksessä hyödyntämään seuraavien vuosien aikana, ottavat valtavan riskin.

Kysy itseltäsi kaksi asiaa: onko meillä digisuunnitelmaa olemassa? Onko suunnitelmamme riittävän hyvä ja kattava turvaamaan kilpailukykyämme ja synnyttämään mahdollisesti kilpailuetua?

Muuten kilpailijat ja ennen kaikkea asiakkaat huolehtivat siitä, että vanhakantaisilta toimijoilta loppuvat työt. Nopeammin kun uskallat pelätä.