Prosessit
Microsoft 365 on oivallinen työkalupakki organisaation moniin rutiineihin
Jokaisessa organisaatiossa on toiminnan kannalta olennaisia prosesseja. Prosessit ovat tietyllä tavalla eteneviä toimintaketjuja, joissa esimerkiksi
- tietoa haetaan
- tiedon perusteella toteutetaan jokin tehtävä
- tehtävästä syntynyt tieto tallennetaan sovittuun paikkaan (paperille, verkkolevylle jne.)
- tallennuksen jälkeen tieto lähetetään tarkistettavaksi kollegalle
- kollega tekee tarvittavat muutokset ja lähettää tiedon eteenpäin hyväksyttäväksi tai julkaistavaksi.
Teamsin, SharePointin ja Power Platformin avulla tuot kaivattua selkeyttä ja ajansäästöä mm. seuraaviin rutiiheihin:
- Sisäiset prosessit
- Asiakasta auttavat prosessit
- Kenttätyön prosessit
Toimintaketjut ja prosessit
Toimintaketjut ja prosessit voivat olla sisäisiä (esimerkiksi työaseman tilaus tai uuden työntekijän onboarding-prosessi), liiketoimintaan liittyviä tai asiakkaisiin liittyviä. Kaikkia prosesseja yhdistää tehtävien toistuvuus ja rutiininomaisuus. Prosesseja toistetaan kestosta riippuen useista kerroista päivässä vain muutamaan kertaan vuodessa.
M365-työkalujen avulla voidaan helpottaa prosesseja tarjoamalla valmiita tiedon tallennuspaikkoja, valmiita työnkulkuja tiedon siirtämiseen paikasta toiseen, tiedon hyväksyntään liittyviä automaatioita tai monia muita. Hyvin mietittyjen ratkaisuiden avulla saatte M365-lisensseistänne enemmän irti.
Kun prosesseja ja niihin liittyviä työkaluja lähdetään muuttamaan, myös sisäinen viestintä ja muutosjohtaminen on olennaisessa roolissa: käyttäjiä on opastettava uusiin toimintatapoihin ja heillä on oltava mahdollisuus antaa palautetta mahdollisen pilotoinnin myötä.
Prosessien viemisessä M365-työkalujen päälle on olennaista:
- nykyisten toimintatapojen läpikäynti ja toistuvien prosessien tunnistaminen
- prosessin helpottamiseen käytettävien M365-työkalujen tunnistaminen
- prosessin digitaalisen toteutuksen tarkempi suunnittelu
- prosessin ensimmäinen toteutusvaihe ja toteutuksen pilotointi
Näin tunnistat huonosti hoidetun prosessin
💔 Rutiinia ei ole tunnistettu. Sisäistä prosessia, asiakasprosessia tai vaikkapa työmaan prosessia hoidetaan sattuman varaisesti.
💔 Rutiinia hoidetaan vuodesta toiseen sähköpostilla ja siksi työ on manuaalista ja kankeaa. Kaikenlainen tiedon automaattinen luokittelu on minimissään.
💔 Toistuvan prosessin tietoja säilytetään Excelissä.
💔 Kukaan ei omista prosessia ja siten ko. rutiinin kehittäminen tai tiedon hyötykäyttö ei ole kenenkään vastuulla.
Näin tunnistat hyvin hoidetun prosessin
✅ Prosessilla on nimi ja omistaja
✅ Prosessilla tai rutiinilla on ylöskirjattu työtapa
✅ Prosessilla tai rutiinilla on työkalu
✅ Rutiinia voidaan mitata
Esimerkkejä prosessien kehittämisestä M365-työkalujen avulla
Matkalla kohti parempia sisäisiä prosesseja, kiitos Microsoft 365:n
Henkilöstöhallinnon prosessit
Rekrytoiminen
Rekrypäätöksestä ilmoituksen tekoon, haastatteluista perehdyttämisen valmisteluun.
Uuden työtekijän sisääntulo:
Esimies aloittaa, IT ja HR ottavat kopin. Kaikki pysyvät kartalla, työntekijä hyötyy eniten.
Perehdyttäminen
Ensimmäisestä päivästä alkaen tulokkkaalla on selvät sävelet. Esimies säästää aikaansa kun ihan kaikkea ei tarvitse hoitaa kasvotusten ja manuaalisesti.
Koulutusrekisteri tai osaamispankki
Apua kilpailutuksiin ja tarjouksiin. Kuka osaa mitäkin, millä koulutuksilla ja sertifikaateilla.
Projektityö, tehtävänhallinta, tiedon löydettävyys ja hahmottaminen
Ohjepankki
Mitä jos yhteiset materiaalit, ohjeet ja kuvaukset löytyisikin usealla eri tavalla? Viimeisimmät, roolillesi sopivat, hakusanalla hakien jne.?
Projektipankki
Perusta, seuraa ja hallinnoi projekteja teille sopivalla tavalla. Yhdistä halutesssasi Teams-tiimitilojen luomiseen.
Hajautettu tehtävänhallinta
Annoit saman tehtävän 100 toimipaikalle, haluat tietää miten tehtävänanto sujuu missäkin. Haluat, että aiheeseen liittyvä keskustelu käydään yhdessä ja samassa paikassa.
Mini-CRM ja tarjoukset
Mitä jos suuren ja kankean CRM:n sijaan seuraisittekin liidejä ja tarjouksia kevyellä otteella?
Käyttökokemuksen voi muotoilla juuri teidän tarpeisiinne
Kun rutiineja kootaan yhteen, syntyy usein mahdollisuus hahmottaa kokonaisuuksia paremmin. Käyttökokemus voidaan muotoilla tarpeisiin sopivaksi esimerkiksi PowerPlatform-työkalujen avulla.
