Prosessit

Microsoft 365 on oivallinen työkalupakki organisaation moniin rutiineihin

Jokaisessa organisaatiossa on toiminnan kannalta olennaisia prosesseja. Prosessit ovat tietyllä tavalla eteneviä toimintaketjuja, joissa esimerkiksi

  • tietoa haetaan
  • tiedon perusteella toteutetaan jokin tehtävä
  • tehtävästä syntynyt tieto tallennetaan sovittuun paikkaan (paperille, verkkolevylle jne.)
  • tallennuksen jälkeen tieto lähetetään tarkistettavaksi kollegalle
  • kollega tekee tarvittavat muutokset ja lähettää tiedon eteenpäin hyväksyttäväksi tai julkaistavaksi.

Teamsin, SharePointin ja Power Platformin avulla tuot kaivattua selkeyttä ja ajansäästöä mm. seuraaviin rutiiheihin:

  • Sisäiset prosessit
  • Asiakasta auttavat prosessit
  • Kenttätyön prosessit

Toimintaketjut ja prosessit

Toimintaketjut ja prosessit voivat olla sisäisiä (esimerkiksi työaseman tilaus tai uuden työntekijän onboarding-prosessi), liiketoimintaan liittyviä tai asiakkaisiin liittyviä. Kaikkia prosesseja yhdistää tehtävien toistuvuus ja rutiininomaisuus. Prosesseja toistetaan kestosta riippuen useista kerroista päivässä vain muutamaan kertaan vuodessa.

M365-työkalujen avulla voidaan helpottaa prosesseja tarjoamalla valmiita tiedon tallennuspaikkoja, valmiita työnkulkuja tiedon siirtämiseen paikasta toiseen, tiedon hyväksyntään liittyviä automaatioita tai monia muita. Hyvin mietittyjen ratkaisuiden avulla saatte M365-lisensseistänne enemmän irti.

Kun prosesseja ja niihin liittyviä työkaluja lähdetään muuttamaan, myös sisäinen viestintä ja muutosjohtaminen on olennaisessa roolissa: käyttäjiä on opastettava uusiin toimintatapoihin ja heillä on oltava mahdollisuus antaa palautetta mahdollisen pilotoinnin myötä.

Prosessien viemisessä M365-työkalujen päälle on olennaista:

  • nykyisten toimintatapojen läpikäynti ja toistuvien prosessien tunnistaminen
  • prosessin helpottamiseen käytettävien M365-työkalujen tunnistaminen
  • prosessin digitaalisen toteutuksen tarkempi suunnittelu
  • prosessin ensimmäinen toteutusvaihe ja toteutuksen pilotointi

Näin tunnistat huonosti hoidetun prosessin

💔 Rutiinia ei ole tunnistettu. Sisäistä prosessia, asiakasprosessia tai vaikkapa työmaan prosessia hoidetaan sattuman varaisesti.

💔 Rutiinia hoidetaan vuodesta toiseen sähköpostilla ja siksi työ on manuaalista ja kankeaa. Kaikenlainen tiedon automaattinen luokittelu on minimissään.

💔 Toistuvan prosessin tietoja säilytetään Excelissä.

💔 Kukaan ei omista prosessia ja siten ko. rutiinin kehittäminen tai tiedon hyötykäyttö ei ole kenenkään vastuulla.

Näin tunnistat hyvin hoidetun prosessin

Prosessilla on nimi ja omistaja

Prosessilla tai rutiinilla on ylöskirjattu työtapa

Prosessilla tai rutiinilla on työkalu

Rutiinia voidaan mitata

Esimerkkejä prosessien kehittämisestä M365-työkalujen avulla

Matkalla kohti parempia sisäisiä prosesseja, kiitos Microsoft 365:n

Henkilöstöhallinnon prosessit

Rekrytoiminen

Rekrypäätöksestä ilmoituksen tekoon, haastatteluista perehdyttämisen valmisteluun.

Uuden työtekijän sisääntulo:

Esimies aloittaa, IT ja HR ottavat kopin. Kaikki pysyvät kartalla, työntekijä hyötyy eniten.


Perehdyttäminen

Ensimmäisestä päivästä alkaen tulokkkaalla on selvät sävelet. Esimies säästää aikaansa kun ihan kaikkea ei tarvitse hoitaa kasvotusten ja manuaalisesti.

Koulutusrekisteri tai osaamispankki

Apua kilpailutuksiin ja tarjouksiin. Kuka osaa mitäkin, millä koulutuksilla ja sertifikaateilla.

Projektityö, tehtävänhallinta, tiedon löydettävyys ja hahmottaminen

Ohjepankki

Mitä jos yhteiset materiaalit, ohjeet ja kuvaukset löytyisikin usealla eri tavalla? Viimeisimmät, roolillesi sopivat, hakusanalla hakien jne.?

Projektipankki

Perusta, seuraa ja hallinnoi projekteja teille sopivalla tavalla. Yhdistä halutesssasi Teams-tiimitilojen luomiseen.

Hajautettu tehtävänhallinta

Annoit saman tehtävän 100 toimipaikalle, haluat tietää miten tehtävänanto sujuu missäkin. Haluat, että aiheeseen liittyvä keskustelu käydään yhdessä ja samassa paikassa.

Mini-CRM ja tarjoukset

Mitä jos suuren ja kankean CRM:n sijaan seuraisittekin liidejä ja tarjouksia kevyellä otteella?

Käyttökokemuksen voi muotoilla juuri teidän tarpeisiinne

Kun rutiineja kootaan yhteen, syntyy usein mahdollisuus hahmottaa kokonaisuuksia paremmin. Käyttökokemus voidaan muotoilla tarpeisiin sopivaksi esimerkiksi PowerPlatform-työkalujen avulla.

Keskustelemme mielellämme työtapojenne modernisoinnista
M365 -ratkaisuiden avulla

Tai ole suoraan yhteydessä asiantuntijoihimme!