Teamsin siivous- ja järjestelypalvelumme
Microsoft Teams tarvitsee rakkautta ja huolenpitoa.
Millä tavalla sinä haluaisit edistää sitä?
On aivan luonnollista, että työntekijää vapaudellaan voimistava Microsoft Teams myös rämettyy ajan myötä. Henkilöstönne saattaa huokailla, että nyt ei Teamsistäkään löydä mitään. Tyypillisiä esimerkkejä…
- Liikaa Teams-tiimitiloja ja kanavia
- Epäselvä kuva omista ja organisaation tiimitiloista
- Tiedostostoja on eri varastoissa; Teamsissa ja muualla. Mutta myös sekalaisesti Teamsin sisällä.
- Käyttöoikeudetkin ovat epäselviä
- Kukaan ei ehkä omista koko palvelua.
Ei hätää, vaikka Teams olisi sisällöltään sekaisin. Voimme siivota ja uudelleenjärjestää sitä parilla eri laajuudella. Voimme myös eri keinoin auttaa, että Teamsia ei jatkossa sotketa niin pahasti.
Alla 2 siivouslaajuutta sekä 4 jatkokeinoa.
1) Teamsin perussiivous
Teamsin perussiivousta alkaa organisationne Teamsin kartoituksella ja dokumenttien inventaariolla. Mitä pitäisi olla missäkin, mutta mihin kaikkialle sisältöä onkaan syntynyt.
Teams-tiimitiloja ja kanavia on hyvä priorisoida; mitä tarvitaan, mitä yhdistetään, mitä arkistoidaan, mitä ei enää tarvita ja siten poistetaan kokonaan.
Käytyjä keskusteluja emme voi uudelleensijoittaa, mutta Teamsin eri dokumenttien uudelleenjärjestämistä voimme tehdä paljonkin.
On tärkeää, että siivoamisen jälkeen Teamsin käytölle ja dokumenttien sijoittelulle luodaan pelisäännöt; mitä säilytämme missäkin.
Ja lopuksi olisi hyvä olla koulutus uusista työtavoista, säilytyspaikoista ja käytännöistä koko henkilöstölle
2) Teamsin ja SharePointin suursiivous
Tämä astetta laajempi keino on kuin yllämainittu perussiivousta, mutta otamme mukaan myös SharePointissa kenties kymmenenkin vuotta olleiden sivustojen ja dokumenttien kartoituksen ja uudelleenjärjestelyn.
Jos teillä on pitkät perinteet ensin SharePointista, ja/tai intranetistä ja lopulta Teamsista, on tämä vaihtoehto kenties tarpeellinen teille.
Lisää Teamsin käytön parantamiseen tähtääviä työkaluja
Kaikki ratkaisut alla perustuvat sharepointin, teamsin ja power platformin tuntemukseen. Ratkaisut eivät vaadi microsoft 365:n lisälisenssejä.
Tiimitilojen tilaus- ja hallintajärjestelmä
Mitä jos Teams-tiimitila voisi hahmottaa yhdellä näkymällä? Mitä jos löytäisi kaikki Teams-tiimitilat, myös ne joihin sinulla ei ole oikeutta?
Tiimitiloja voisi listata…
* Aakkosittain
* Yksiköittäin
* Aiheittain
* Omistajittain
* Palveluittain jne.
Loppukäyttäjä tilaa tiimitilan, voi valita tiimitilatyypin; saa paluuviestinä juuri oikeanlaisen uunituoreen tiimitilan, sekä oikeista Teams-työtavoista muistuttavia ohjeita.
Yhdistä Teams ja SharePoint (tai intranet) Viva Connectionsin avulla
- Pidä Teams aina auki, mutta käytä sitä kautta myös SharePointia
- Selaa SharePointin dokumentti- ja sivusisältöjä eri tarvoin Teamsin läpi
- Luo Teamsiin eräänlainen työpöytä, jossa toimintoja, tehtävieä ja mm. uutisten ja yhteisöviestien syöte
Kompassi: Teams-dokumenttien nostotyökalu
Haluaisitko saada hieman läpinäkyvyyttä mitä on missäkin tiimitilassa? Nyt se on mahdollista. Voimme asentaa Teamsiinne Midpointedin Kompassi-ratkaisun. Hahmotat tiettyjen tiimitilojen dokumentit aivan uudella tavalla.
- Päätä mitkä ovat tärkeimmät 6, 9 tai 12 Teams-tiimitilaasi ja…
- Nosta Midpointedin Kompassi-palvelun avulla niiden dokumentit esille, kolmella eri tavalla
- Viimeisimmät dokumentit (ko. tiimitilassa)
- A-Ö (kaikki dokumentit ko. tiimitilassa)
- Muokkaamasi dokumentit (ko. tiimitilassa)
Teamsin ja Officen haun parannus
Saatatte myös tarvita kokonaisvaltaista haun parantamita. Se on pienen projektinsa arvoinen asia. Auttaa jokaista tietojen käyttäjää joka päivä. Mm. seuraaviin seikkoihin voit vaikuttaa:
a) Luommeko hakuun oman hakualueen eli vertikaalin? Voisiko g-kohdasta tuttu palastelu toimia ylävalikossa?
b) Suodattimien lisääminen: ei pelkkiä henkilönimiä vaan myös tuote- ja palvelunimiä tai muuta metadataa?
c) Mainostettu varma hakutulos. Jos tiedämme, että juuri tämä sivu pitää nostaa ylös kehyksiin, niin tehdään nosto. Kohdassa e näkyy miten ”reseptit”-haulla pitäisi aina löytyä reseptipankki-sivu.
d) Myös hakutulosten järjestystä voi optimoida.
