SharePoint: 5 faktaa ja tapa projektoida käyttöönotto

Tämän kolminaisuuden oivaltaminen on useassa organisaatiossa Microsoft 365 -dokumentinhallinnan kulmakivi

1. SharePoint tukee dokumenttityötä

SharePoint on usein sellaisenaan yhteisten materiaalien kotina. Sitä se on ollut jo vuosikymmeniä. SharePoint yksinkertaisimmillaan muistuttaa hyvässä ja pahassa oman tietokoneestasi tuttua keltaisten kansioiden sumaa. Mutta parhaimmillaan ja aika pienellä vaivalla SharePointin päälle voi rakentaa täsmäpalveluita, kuten

  • Tarjouspankki
  • Sopimuspankki
  • Ohjepankki tai astetta suuremmalla työllä
  • Koko tuotannon prosessit kattavan laatujärjestelmän


2. SharePoint on aidosti mobiili

SharePointin mobiilisovelluksella voit unohtaa hierarkian mukaan navigoimisen; löydä sen sijaan mitä olet itse tehnyt viimeksi, täytä lomakkeita, avaa dokumentteja, Siirry intraan yhdellä painikkeella.

Teams-mobiilisovellus on kenties Microsoftin parhaita mobiilisovelluksia ikinä, mutta jos haluat tukea organisaatiotasi mobiililla intranet- ja dokumentinhallinta sovelluksella, lataa SharePoint mobiilisovellus iPhonelle tai Androidille.


3. SharePoint on Teamsin taustalla. Aina.

Kun luot uuden tiimin Teamsiin, syntyy taustalle SharePoint –sivustokokoelma. Useinkaan Teamsista ei tarvitse kurkata pellin alle SharePointin alle, mutta jos halutaan ottaa tehoja irti Microsoft 365 -työkalupakista, on SharePointiin kurkkaaminen ihan hyväksi.


4. SharePointilla voi rakentaa intranetin – tai Teams-ajalle sopivan kevyt-intranetin

Intranet oli ja on usean astetta suuremman tai prosesseissaan vaativamman talon tapa hoitaa sisäistä viestintää, keskitettyä dokumentinhallintaa ja kasvavassa määrin erilaisia low-code-ratkaisuilla tuettuja rutiineja ja prosesseja.

2016 vuoden paikkeilla kun Teams esiasteineen teki esiintuloaan, syntyi ajatus että SharePoint ja intranet ovat tarpeina menneen talven lumia – vaan ei. Yhä vaan suuret sisältömäärät ja prosessit tarvitsevat kotia.

Yksi intranetin vahvuus on suurien kokokonaisuuksien esittäminen hierarkisena navigaationa. Monelle käyttäjälle tämä on myös intrantin heikkous. Ohessa näkyvä megamenu-navigaatio on kuitenkin vain yksi vaihtoehto. SharePointin haku ja dokumenttien käyttö suoraan Teamsista käsin kun on varsin hyviä tapoja tukea 20+ vuotta vanhaa navigaation käyttöä, jos alkaa harmittamaan.

Siinä missä Teamsin haku ei ehkä ihan heti käyttömukavuudellaan aukea


5. SharePointin päälle voi tehdä erilaisia nosto- ja löytötyökaluja

Teamsiin on mukava rakentaa ja ylläpitää löytötyökaluja jotka nostavat dokumentteja kätköistään juuri teidän toimintanne mukaisesti.

Jos tuntuu siltä, että Teams toimii hyvänä yhteistyöalusta ja kokonaista intranetiä ei haluaisi rakentaa, on ihan ok nostaa dokumentinhallinnalliset muutokset esille Teamsiin, esim. Viva Connectionsiin perustuvan tekniikan avulla.


Kuinka eteenpäin jos haluat hyödyntää SharePointin täyden (liike)toimintatuen?

  1. Ota selville nykytilanteenne. Miten kukin tiimi tai yksikkö käyttävät SharePointia ja Teamsia.
    Mitä hyvää ja huonoa, entäpä toiveita ja unelmia?
  2. Edellisten perusteella, listaa vaatimuksesi mutta viesti asiasi visiona.
    Vision avulla sinun ei tarvitse murehtia kaikkia teknisiä toiminnallisuuksia, voit sen sijaan keskittyä siihen mitä hyötyjä lähdetään tavoittelemaan.
  3. Mieti voimavarojanne: osaatko itse, saisitko koottua pienen iskujoukon joka saisi SharePointin tottelemaan.
  4. Tartu SharePointiin, luo ensimmäiset sivustot protoiluun: Avaa Office.com, siellä SharePoint ja luo ensimmäinen viestintä- eli communication site. Et saa SharePointia rikki, mutta opit valtavasti uutta.
  5. Päätä suunta, SharePointin hyödyntämistavat
    Dokumentinhallinta: tarjouspankki, sopimuspankki, HR-ohjeet,
  6. Varaudu pitkään muutoksen läpiviemiseen.
    SharePoint-, prosessi-, rutiini- tai dokumentinhallintaprojekti ei ole tekninen, vaan nimenomaan muutoksen johtamiseen ja tukemiseen nojautuva muutos. Henkilöstö ei muuta työtapojaan, vaikka loisitte SharePointilla hyviä toimintatapoja ja käteviä työkaluja – muutoksen tarvitaan esimerkeillä ja edestä päin johtamista, vahvaa muutosviestintää, koulutuksia ja jatkuvaa tukea.

Kristian Hentula

Modernin työn konsultti, Partner

kristian.hentula@midpointed.fi

+358 40 565 6644

Kirjoittaja on digityön matkallaan tehnyt melkein 20 vuotta ratkaisuja SharePointin päälle – mutta myös nukkunut toimistolla niitä suunnitellessaan.