Siirry sisältöön Etusivu

Pyydä tarjous

Olen kiinnostunut:

Kaikki meille lähetetyt tiedot käsitellään henkilötietojen käsittelyä koskevan Suomen lainsäädännön mukaisesti. Lue lisää.

Lakiala ja asianajotoimistot »

5 tapaa, jolla asianajotoimisto voi kehittää liiketoimintaansa hyödyntämällä digitalisaatiota

Mitä asianajotoimiston tulee ottaa huomioon jatkuvasti muuttuvassa digitaalisessa maailmassa? Lue 5 kohtaa siitä, miten asianajotoimisto parhaiten hyödyntää digitalisaation tuomia mahdollisuuksia ja palveluita kehittäen samalla liiketoimintaansa.

1. Ulkoista asianajotoimiston IT-huolenpito lähellä sijaitsevalle toimialan tuntevalle IT-palveluntarjoajalle

IT-laitteet ja järjestelmät kehittyvät ja yksinkertaistuvat. Ohjelmat ja dokumentit sijaitsevat pääosin pilvessä, jolloin käyttökatkoja ja versioiden hallintaa tarvitsee murehtia koko ajan vähemmän. Tämä vähentää IT:n kanssa taisteluun kuluvaa aikaa.

Asianajajien ei silti kannata kuluttaa aikaansa laitteiden, ohjelmien tai tietojen säätämiseen – vaan niiden hyödyntämiseen. Asianajajan aika on kirjaimellisesti rahaa. Moitteettomasti toimiva IT lisää asianajajan tehokkuutta ja tuottavuutta.

Valitettavasti ongelmat ja kysymykset kuuluvat joskus tietotekniikan ja digitalisaation maailmaan. Välillä laitteita tai järjestelmiä ei osata käyttää niin kuin olisi parasta, ja välillä laitteilla ja järjestelmillä esiintyy ongelmia.

Siksi asianajotoimistolle on tärkeää, että IT on ulkoistettu lähellä toimivalle ja toimialan tuntevalle IT-palveluntarjoajalle. Asianajajien tarpeet ovat uniikit, työajat vaihtelevat, eikä työ saa seisahtua IT:n takia. Lähellä toimiva ja aina käytettävissä oleva proaktiivinen IT-tuki vähentää tuottavuuskatkoja. Älä säädä itse, vaan vaadi muilta säätöä!

2. Hyödynnä oikeita asianajotoimiston pilvityökaluja

Asianajajan pääsääntöiset työkalut: Sähköposti, kalenteri ja Word. Seuraavaksi tärkeimmät ovat To-do lista, pdf -ohjelma, tulostin-skanneri ja toimeksiantojen hallintajärjestelmä.

Suurimmalla osalla meistä on käytössä Microsoftin Office 365 tuottavuustyökalut. Täältä pystymme hyödyntämään laitteesta ja paikasta riippumatta sähköpostia, jaettua kalenteria, sekä Wordia (ja muita tiedostoja). Office 365-pakettiin kuuluu myös paljon muita, jo maksettuja asianajajan työtä helpottavia työkaluja.

Esimerkiksi OneNote sähköiset muistiinpanot kulkevat aina mukana interaktiivisesti ilman paperia ja (perinteistä) kynää. Muistiinpanot on helppo jakaa tiimin kesken. Liitä ja kohdista liitteitä järjestelmässä suoraan tiettyyn toimeksiantoon. Sähköisistä muistiinpanoista on myös helppo etsiä haun avulla selaamatta lehtiökaupalla sivuja.
Asianajotoimisto
Teams tarjoaa yhteisen työtilan tiimin tai projektin tarpeisiin. Teamsissä pystyt samanaikaisesti työstämään Word -tiedostoja, chattaamaan, tekemään tiimin kesken videopuheluita ja jakamaan esim. tiettyä toimeksiantoa koskevaa tietoaa tiimin jäsenten välillä.

3. Alan ja digitalisaation tuomat vaatimukset asianajotoimistossa

Samalla kun työn tekeminen mobilisoituu, tietojen käsittely siirtyy pilveen ja ryhmätyöskentelytyökalut yleistyvät, myös rajoitukset ja vaatimukset tiedon hallinnalle kovenevat.

Toukokuussa 2018 voimaan astuva EU:n tietosuoja-asetus (GDPR), asianajotoimistoille omien palveluiden kautta tuttu uudistus vaikuttaa myös toimistojen oman IT:n vaatimuksiin. Toimistojen kannattaa keskittyä myymään omaa palveluaan uudistuksen ympärillä, ja jättää oman toimiston tietotekniikan kehitys ja toteutus GDPR:n vaatimusten mukaisesti osaavalle IT-kumppanille.
Samaan aikaan Suomessa AIPA-hanke sähköistää lainkäyttöasioiden työtapoja. Oikeiden pilvipalveluiden hyödyntäminen voi tuoda myös AIPA:an valmistautumisessa kilpailuetua ja säästöjä. Sparraus asianajajan arjen ja AIPA:n tuntevan IT-kumppanin kanssa edesauttaa toimistoa olemaan kokoajan aallon harjalla vaadittujen sähköisten työtapojen hyödyntämisessä. Samalla säilyy asianajajien paras mahdollinen työkyvykkyys.

4. Asianajotoimiston tietoturvan kehittäminen

Nyt kun olemme onnistuneesti jalkauttaneet ja kouluttaneet liiketoiminnan kehityksen kannalta oikeat ratkaisut ja kaikki ovat super onnellisia, nousee kolmanneksi tietoturvan varmistaminen ja kehittäminen. Eikä vähiten laskeutuvan GDPR tietosuojauudistuksen myötä.

Työntekijöillä on kaikenlaisia kiiltäviä laitteita ja vaikka minkävärisiä ratkaisuja, joilla linkit lentävät ja tiedostot vaihtavat omistajaa ympäri maailman. IT-tuen tärkeänä roolina on varmistaa että käyttäjät, laitteet, dokumentit ja ratkaisut ovat hallussa ja suojattuina. Tähän olemme ilolla saaneet hyödyntää Microsoftin EMS tietoturvaratkaisua, joka kehittyy tällä samalla, oi niin hurjalla vauhdilla.

5. Asianajotoimiston liiketoiminnan tehostaminen ja kehittäminen toimialan omalla järjestelmällä

Toimeksiantojen hallinta – liidistä laskuun eroaa monessa kohtaa muiden toimialojen liiketoimintaprosesseista. Eri aktiviteettien hallinta, merkkaus, seuranta ja laskutus automatisoidusti pilvestä on mahdollisuus, jota jokainen asianajotoimisto voi helposti ja edullisesti hyödyntää. Ketterä mobiilikäyttö ja sähköpostien automaattinen yhdistäminen toimeksiantoihin ovat perusominaisuuksia, jotka lakialan järjestelmistä tulee tänä päivänä löytyä.

Helsinkiläinen Legal Tracker on moderni toimeksiantojen hallintajärjestelmä. Legal Tracker hyödyntää Office 365 dataa – kuten sähköposteja, tapaamisia, muistiinpanoja ja Skype puheluita. Legal Tracker tarjoaa kaikkien toimiston liiketoimintaprosessien hallinnan liidistä laskuun yhdestä tietoturvallisesta pilvijärjestelmästä.

i