Lakiala ja asianajotoimistot »
5 tapaa, jolla asianajotoimisto voi kehittää liiketoimintaansa hyödyntämällä digitalisaatiota
Mitä asianajotoimiston tulee ottaa huomioon jatkuvasti muuttuvassa digitaalisessa maailmassa? Lue 5 kohtaa siitä, miten asianajotoimisto parhaiten hyödyntää digitalisaation tuomia mahdollisuuksia ja palveluita kehittäen samalla liiketoimintaansa.
1. Ulkoista asianajotoimiston IT-huolenpito lähellä sijaitsevalle toimialan tuntevalle IT-palveluntarjoajalle
IT-laitteet ja järjestelmät kehittyvät ja yksinkertaistuvat. Ohjelmat ja dokumentit sijaitsevat pääosin pilvessä, jolloin käyttökatkoja ja versioiden hallintaa tarvitsee murehtia koko ajan vähemmän. Tämä vähentää IT:n kanssa taisteluun kuluvaa aikaa.
Asianajajien ei silti kannata kuluttaa aikaansa laitteiden, ohjelmien tai tietojen säätämiseen – vaan niiden hyödyntämiseen. Asianajajan aika on kirjaimellisesti rahaa. Moitteettomasti toimiva IT lisää asianajajan tehokkuutta ja tuottavuutta.
Valitettavasti ongelmat ja kysymykset kuuluvat joskus tietotekniikan ja digitalisaation maailmaan. Välillä laitteita tai järjestelmiä ei osata käyttää niin kuin olisi parasta, ja välillä laitteilla ja järjestelmillä esiintyy ongelmia.
Siksi asianajotoimistolle on tärkeää, että IT on ulkoistettu lähellä toimivalle ja toimialan tuntevalle IT-palveluntarjoajalle, joka pystyy muun IT:n ohella tarjoamaan myös koulutuksia. Asianajajien tarpeet ovat uniikit, työajat vaihtelevat, eikä työ saa seisahtua IT:n takia. Lähellä toimiva ja aina käytettävissä oleva proaktiivinen IT-tuki vähentää tuottavuuskatkoja. Älä säädä itse, vaan vaadi muilta säätöä!
2. Hyödynnä oikeita asianajotoimiston pilvityökaluja
Asianajajan pääsääntöiset työkalut: Sähköposti, kalenteri ja Word. Seuraavaksi tärkeimmät ovat To-do lista, pdf -ohjelma, tulostin-skanneri ja toimeksiantojen hallintajärjestelmä.
Suurimmalla osalla meistä on käytössä Microsoftin 365 -tuottavuustyökalut. Täältä pystymme hyödyntämään laitteesta ja paikasta riippumatta sähköpostia, jaettua kalenteria, sekä Wordia (ja muita tiedostoja). M365-pakettiin kuuluu myös paljon muita, jo maksettuja asianajajan työtä helpottavia työkaluja.
Esimerkiksi OneNote sähköiset muistiinpanot kulkevat aina mukana interaktiivisesti ilman paperia ja (perinteistä) kynää. Muistiinpanot on helppo jakaa tiimin kesken. Liitä ja kohdista liitteitä järjestelmässä suoraan tiettyyn toimeksiantoon. Sähköisistä muistiinpanoista on myös helppo etsiä haun avulla selaamatta lehtiökaupalla sivuja.
Microsoft Teams tarjoaa yhteisen työtilan tiimin tai projektin tarpeisiin. Teams voi toimia käyttöliittymänä esimerkiksi tehtävienhallintaan, tiedostojenhallintaan tai vaikka näkymänä intranettiin. Teamsillä voit tehdä yhteistyötä tiedostojen parissa, viestiä ja soittaa videopuheluita kollegoille ja asiakkaille, sekä luoda ja hallita projekteja tehokkaammin.
Microsoftin Viva-työkaluilla voit tehostaa omaa työskentelyäsi esimerkiksi varaamalla keskeytyksetöntä työaikaa kalenterista, löytämällä omat tiedostot helpommin tai jatkaa työntekoa siitä mihin se viimeksi jäi. Viva-työkalut ovat osa Microsoft Teamsia.
3. Alan ja digitalisaation tuomat muutokset asianajotoimistoissa
Moderni asianajotoimisto toimii pilvipalveluissa ja noudattaa asiakkaidensa turvallisuuden vuoksi parhaita tietoturvakäytäntöjä. Alaa tulee lähivuosina muokkaamaan jatkuva yhteiskunnan digitalisaatio ja erilaiset AI/tekoäly-ratkaisut.
Siksi asianajotoimisto tarvitseekin it-kumppanin, jonka konsultit pystyvät auttamaan digi-siirtymässä, sekä liittämään uudet teknologiat olemassa oleviin järjestelmiin. Tehokkaampia työtapoja tavoitellaan ajansäästön vuoksi, ja yhteiset toimintamallit ja automaatiot ovat tästä hyviä esimerkkejä.
4. Asianajotoimiston tietoturvan kehittäminen
Nyt kun olemme onnistuneesti jalkauttaneet ja kouluttaneet liiketoiminnan kehityksen kannalta oikeat ratkaisut, nousee kolmanneksi tietoturvan varmistaminen ja kehittäminen. Midpointed pystyy esimerkiksi toteuttamaan asiakkailleen asianajajaliiton tietoturvaohjeen mukaisen tietoturvan.
Uusi toimisto voi fyysisesti sijaita missä vain, ja se kulkee kätevästi mukana taskussa tai repussa. Työntekijöillä on nykyään käytettävissä yrityksen omistamia tai henkilökohtaisia laitteita, joilla päästään lukemaan sähköpostit ja voidaan nopeasti muokata tiedostoja. Tämän takia yrityksen laitehallinnan täytyy olla kunnossa. Laitehallinnan lisäksi MFA eli monivaiheinen tunnistautuminen on tärkeä osa yrityksen tietoturvaa ja riskienhallintaa.
Voit pyytää meiltä apua esimerkiksi laitehallintaan ja tietoturvaan liittyvissä asioissa!
5. Asianajotoimiston liiketoiminnan tehostaminen ja kehittäminen toimialan omalla järjestelmällä
Toimeksiantojen hallinta – liidistä laskuun eroaa monessa kohtaa muiden toimialojen liiketoimintaprosesseista. Eri aktiviteettien hallinta, merkkaus, seuranta ja laskutus automatisoidusti pilvestä on mahdollisuus, jota jokainen asianajotoimisto voi helposti ja edullisesti hyödyntää.
Ketterä mobiilikäyttö ja sähköpostien automaattinen yhdistäminen toimeksiantoihin ovat perusominaisuuksia, jotka lakialan järjestelmistä tulee tänä päivänä löytyä. Lisäksi on tärkeää, että ohjelmistot integroituvat keskenään ja tarjoavat automaatio mahdollisuuksia toistuville tehtäville.
Helsinkiläinen Legal Tracker on moderni toimeksiantojen hallintajärjestelmä. Legal Tracker hyödyntää M365 dataa – kuten sähköposteja, tapaamisia, muistiinpanoja ja Teams puheluita. Legal Tracker tarjoaa kaikkien toimiston liiketoimintaprosessien hallinnan liidistä laskuun yhdestä tietoturvallisesta pilvijärjestelmästä.