Työtapa- ja Microsoft 365-konsultointi
Muutama sana työtapa- ja Microsoft 365 -konsultoinnista
Onnea, olette luultavasti panostamassa työtapoihin jos vierailette näillä sivuilla. On täysin ymmärrettävää, että seuraavanlaiset kysymykset painavat mieltänne.
Uskomme, että henkilöstön työtapojen tehostaminen, tai mielekkäämmäksi tekeminen on tavallaan matka, joka pitää vain kulkea. Voimme tehdä siitä mielekkäämmän mm. (liike)toimintaa kehittävälle johdolle, joka pohtii alla olevia kysymyksiä. Käyttämämme tekniikat saattavat olla työpajoja, haastatteluja, luentoja – mutta oikeasti koemme että ikään kuin lennätämme parannusta kaipaavan johdon, projektijohdon ja 365-omistajat läpi huolien.
1. Ison kuvan hahmotus
Mistä tieto 365-päätöksiin?
Autamme nostamaan näkökulmat, parannuskohteet ja priorisoinnissa tärkeä tekijät esille. Työpajoissa luomme kanssanne lähtötilanneanalyysin, joka perustuu tukitoimintojen esille tuomiin seikkoihin sekä inventaariossa esille nousseisiin liiketoimintojen ja it:n tarpeisiiin.
Mitä henkilökunta tarvitsee?
Usein projektimme alkavat digityötyötapojenne alkukyselyllä. Tämä lähestyminen on muutosjohtamisen kulmakivi: Henkilöstö saa kertoa missä mättää ja mitä toiveita heillä on. Ja samalla koko henkilstö ikäänkuin vahingossa sitoutuu hankkeeseen.
Mitä muut ovat tehneet?
Konsulteillamme on lähes 20 vuoden ja useiden kymmenien työtapojen muutoshankkeiden kokemus, molemmilta puolilta pöytää. Osaamme kertoa mitä muut ovat tehneet, missä on onnistuttu, missä ei ja miksi näin on käynyt.
Mitkä 365-työkaluista käyttöön?
Vastauksen ydin piilee rantaloma vs. kaupunkiloma vs. vuorisvovaellus -esimerkissä. Riippuu teistä, liiketoiminnastanne, strategiastanne, miehityksestänne ja pilviteknologian käyttövaiheesta mitä kannattaa ottaa käyttöön.
Työtapakonsultti voi opastaa, mutta tie pitää kulkea itse.
2. Sisällön siirto pilveen
Mitä on sisällönsiirto eli sisältömigraatio?
Useimmiten tulevien asiakkaidemme dokumentit ovat iloisenkeltaisissa 1990-luvun kansioissa. Sisällön pilveensiirrossa analysoimme verkkolevyjenne sisällön, dokumenttien mahdolliset siirto-ongelmat, kuten liian pitkät osoitteet, ongelmalliset tiedostonimet ja -päätteet. Sitten aikataulutamme erilaisten sisältöjen siirron verkkolevyiltä Teamsiin ja sen taustalla olevaan SharePointiin, sekä osan materiaalista henkilöstön OneDrive -palveluun.
Mitä eroa on erilaisia sisällönsiirtotavoilla?
Olemme tehneet ShareGatella vaativia metadataan perustuvia sisällönsiirtoja, mutta pärjäämme myös Microsoftin omilla siirtotyökaluilla. Joko annatte meidän siirtää sisältöjä, opettelette meidän kanssamme siirtämään sisältöjä – tai tehdään tästä jonkinlainen yhdistelmä. N. 200 sisällönsiirtohankkeen jälkeen tiedämme alan koukerot.
Emme oikein tiedä mistä verkkolevyjen purkamisen aloittaisi
Inventoi > vastuuta > arvioi > siivoa > testaa > aikatauluta > siirrä > testaa. Näin se usein menee. Jokaiseen väliin on hyvä lisätä ”informoi ja motivoi henkilöstöä”.
Säilyykö sisällön pilveensiirrossa aikaleimat, muokkaustiedot, versionumerot ja ulkoasu?
Jos sisältöä vain raahataan verkkolevyiltä Teamsiin/SharePointiin / OneDriveen niin aikaleimat ja muokkaustiedot ei säily. Ulkoasu säilyy.
3. Tietoturva
Tietoturva mietityttää, onko Microsoft 365 -turvallista käyttää esim. mobiilisti?
Hyvä jos mietityttää, tietoturvaan panostaminen antaa takaisin usean vuoden ajan. Midpointedin it-ulkoistus ratkoo mm. seuravan listan asioita:
- .Virustorjunta
- Identiteetinhallinta
- Tietojen suojaus
- Laitteiden hallinta
- Lue lisää tietoturvapalveluistamme.
4. Koulutukset ja suunnittelu
Miten siirrymme nykytyökaluista Office 365:een?
Vaiheittain, motivoituneina ja edestä päin johtaen. Usein tuttu ja turvallinen aikasyöppö ei sähköposti plus liitetiedostot on syvimmällä ihmisten työtavoissa. Teamsin keskustelu on helppoa mutta jos esimiehet ja johto ei ryhdy sitä käyttämään, ei henkilöstökään ala Teamsia käyttämään. Ja toisin päin, kun johtoa myöden harjoitellaan arjessa Teamsin avulla dokumenttityötä ja viestintää, tykästyy henkilöstö siihen lopulta varmasti.
Teams vaikuttaa hyvältä mutta miten sen saisi tukemaan työtämme?
Muokkaamalla Teamsin rakenne ja työtavat vastaamaan (liike)toimintaanne, tuomalla siihen nykytyötapojenne parhaat puolet ja poistamalla nykytyötapojenne huonoimat puolet. Ja muistetaan, että Teams täydentyy erilaisia sovelluksilla kuten Planner-tehtävänhallinta, OneNote-muistiinpanot, Forms-lomakkeet ja taustalla olevat SharePoint-dokumenttikirjastot ja -luettelot.
Mistä tunnistaa hyvän koulutuksen?
Se perustuu teidän (liike)toimintaanne, se on on johdon sponsoroima, sallima ja jopa vaatima, se on viestitty ja motivoitu henkilöstölle, se on lomitettu osaksi arkeanne, esim. monen viikon ajaksi pieniksi 30 min osuuksiksi. Koulutuksesta jää kättä pidempää, koulutuksien välissä on tukea tarjolla.
Koulutammeko heti koko henkilöstön?
Mitä kauempaa tekniikan historiasta siirrytte moderneihin työtapoihin, mitä suurempi on tunnistetut haasteet, mitä suurempi on organisaationne, sitä luultavammin kannattaa ensin pilotoida vaikka 2 tiimillä jos tiimejä on 20. Tai 200 hengellä on yrityksessä on 4000 henkeä töissä.
Usein kannattaa tunnistaa joukostanne muutosagentit eli sanansaattajat eli aktiiviset edelläkävijät jotka omaksuvat työtapa-asiat nopeasti. Heitä kouluttamalla ja yhteen kokoamalla saatte oivallisia luonnollisia sisäisiä pikatukijoita taloon sisälle.
Mitä se pilotointi onkaan??
Pilotoinnissa valitaan sopivan kokoinen tiimi tai pari, toiminto tai pari ja suunnitellaan heitä vasten viestintä, tavoitteet, koulutukset ja tuki. Opitaan pilottien kysymyksistä, tavoista tehdä töitä ja pilottikoulutuksista, että miten EI kannata tehdä ja mitä PITÄÄ muistaa tehdä varsinaisessa koulutuksessa.
5. Arki koulutusten jälkeen
Meistä tuntuu että ensimmäinen (olematon tai itseopittu) koulutuskierroksemme ei oikein ottanut onnistuakseen
Näin saattaa käydä. Koulutus itsessään usein onnistuu, mutta sen jälkeinen työtapojen vahvistaminen ja se mystinen muutoksen johtaminen ei onnistunut. 2010 luvulla kävi usein niin, että näimme työssämme enemmän huonosti kuin oikein käyttöönotettuja Yammer-työkaluja, nyt 2020 -luvulla Teams on usein huonon kohtelun kohteena.
Mitä pitää tehdä heti koulutusten jälkeen
Vahvistaa työtapoja, voimistaa sanansaattajien toimintaa, lisätä työtapahyötyjen esimerkkiviestintää sekä johtaa edestä päin. Esimiesten toimintaa ryhdistämällä ja vanhoja tapoja karsimalla, uusia tapoja voimistamalla ko. uudet työtavat saavat mahdollisuuden. Muutosta voi myös mitata muutamin eri keinoin.
–> Meidän ratkaisumme on vahvistaa työtapoja 365-matkaoppaan avulla. Se kun kokoaa yhdessä sopimamme työtavat, sekä yksittäiset työkaluohjeet, mutta myöskin uusimmat Microsoft 365-uutudet ja vinkit.
6. Muutosjohtaminen
Saatat ostaa vatsalihaslaitteen ja olla käyttämättä sitä koskaan. Muutosjohtaminen on monipuolinen työkalupakki joka pitää huolen että moderneille työtavoille ei käy kuten käyttämättömälle vatsalihaslaitteelle. Sertifioitu ja kokeneet konsulttimme pitävät huolen että henkilöstö suorastaan haluaa että tietyt asiat työtavoissa muuttuvat.
Muutosjohtamisen globalit Prosci-opit ovat käytössä konsulteillamme, mutta toisaalta voi hahmotta muutosjohtamisen vaiheita myös näin;
.
a) Muutosten välttämättömyyden tähdentäminen usein aloittaa muutosjohtamisen.
Organisaatiossa huomataa esim., että
meillä on täysin toisistaan poikkeavat työtavat ympäri organisaatiota
asiakasdokumentaatiomme on hukassa
avainihmisillä hukkaantuu aikaa triplatyön verran dokumentti- ja lomaketyössä
tiedolla johtamisesta ei ole tietoakaan koska aika kuluu 1990-lukuiseen sähköpostin perkaamiseen
b) Ohjaavan tiimin perustaminen kertoo että asiaan ja toimeen on tartuttu. . Intranet saattoi olla viestinnän asioita, mutta työtavat ovat koko johtoryhmän asioita. Kootaan tiimi
c) Vision ja strategian luominen on tärkeää jotta johto ja henkilöstö ymmärtävät että tehottomille ja epämielekkäille työtavoille on vaihtoehtoja. Visio on kuva paremmasta. Strategia on silta sinne.
d) Muutosviestintä alkaa sparratun johdon suulla, parannuksiin pyrkiminen pitää aloittaa johtoryhmään kuuluvan henkilön suulla. Asialla pitää olla johdon aito, vilpitön ja näkyvä tuki. Muutoksen sponsorin ei tarvitse olla tekninen ihmelapsi, vaan rehellinen jämäkkä ihminen joka kertoo, ettei itsekään osaa vielä kaikkea, mutta että näin emme voi jatkaa.
Muutosviestintä voi olla
hyötyjen kirkastamista
viikon vinkki tyyppisiä nostoja
ennen/jälkeen vertailua
jne.
Olemme pakanneet 365 -omistajan matkaoppaaseen useita valmiita ideoita joita muutoskonsulttimme työstää kanssanne läpi vuoden.
e) Henkilöstön valtuuttaminen ja voimistaminen, ts. henkilöstöllä on lupa ja valtuutus käyttää aikaa uusiin työtapoihin. Asioita ei enää tehdä niin usein keskitysti palvellen, vaan aiempa itsenäisemmin.
f) Etenemisen näkyvyyden mahdollistaminen tapahtuu mm. muutosviestinnässä
”Katsokaapa miten sähköpostin määrä on laskenut 2 kuukauden aikana”
”näin tiimimme hoitavat nykyään asiakaspalautetta”
”Pirjo Pomon 5 vinkkiä tärkeä sisällön löytymiseen”
g) parannusten vakiinnuttaminen ja uusien muutosten lisääminen
h) uusien toimintatapojen juurruttaminen organisaatioon