Selkeä ja moderni SharePoint-intranet Salpaukselle
Haaste
Klassinen SharePoint-intranet haluttiin päivittää moderniksi ja paremmin mobiilikäytettäväksi.
Koulutuskeskus Salpauksella oli käytössä klassinen SharePoint Online -henkilöstöintranet, joka haluttiin modernisoida. Samalla henkilöstö pyrittiin sitouttamaan entistä paremmin intranetin käyttöön.
Koulutuskeskus Salpaus on Päijät-Hämeessä toimiva, monialainen ammatillisen koulutuksen järjestäjä. Salpauksessa työskentelee opettajia ja muuta henkilöstöä 665. Opiskelijoilla on erilliset sähköiset palvelut, joten intranet on vain henkilöstön käytössä.
Intranet-ratkaisu
Midpointed suunnitteli ja toteutti Salpauksen uuden intranetin SharePointin moderneilla viestintäsivustoilla. Midpointed myös koulutti intranet-projektitiimin sekä pääkäyttäjät sisällöntuotantoon ja intranetin hallintaan.
Tärkeimpiä tavoitteita uuden intranetin suunnittelussa olivat selkeys ja löydettävyys, toimiva haku ja visuaalisuus. Vanhassa intrassa sisältöä oli todella paljon, joten uuteen intraan sisältöjen määrää pyrittiin karsimaan ja sisältörakennetta selkeyttämään. Tämän vuoksi sisältöjä ei siirretty sellaisenaan vanhasta intrasta uuteen vaan siivottiin ja järjesteltiin uudelleen matkan varrella.
Intranetin ylätunnisteeseen kustomoitiin muutama pysyvä linkki sekä työkaluvalikko, joka kokoaa yhteen listaan linkit Salpauksen henkilöstön tärkeimpiin sovelluksiin ja työkaluihin. Ylätunnisteen linkkeihin on helppo pääsy kaikilta intran sivuilta.
Viva Connections -toiminnallisuuden avulla intranet on käytettävissä myös Teamsin kautta, niin tietokoneella kuin mobiilistikin.
Lopputulos
Salpauksella on nyt käytössä moderni SharePoint-intranet, jota on helppo käyttää ja josta tieto löytyy helposti. Intranet on saanut käyttäjiltä palautetta erityisesti selkeydestä ja tehokkaasta hausta. Intran uudistuksen yhteydessä on ollut hyvä mahdollisuus tuoda intranetin merkitystä esiin ja saada sitä entistäkin aktiivisempaan käyttöön. Myös Viva Connections helpottaa intran käyttöä, koska sisällöt löytyvät myös Teamsin kautta.
Intran suunnittelusta käyttöönottoon meni noin neljä kuukautta.
Projekti sujui aikataulussa ja budjetissa, vaikka etukäteen aikataulu tuntui aika ripeältä. Salpauksessa tehtiin iso työ sisältöjen kanssa ja Midpointedin erinomainen yhteistyö ja vahva ammattitaito näkyi koko projektissa.”
Salpauksen Markkinointi- ja viestintäpäällikkö, Jonna Uski
Salpauksen ja Midpointedin yhteistyö jatkuu myös projektin jälkeen intranetin ja muun M365 -ympäristön ylläpidon ja kehittämisen merkeissä.
