Otatko kaiken hyödyn irti Office 365 -työkaluista?

Office 365 on suomalaisten yritysten suosima pilvipohjainen palvelu, jossa yhdistyvät parhaat työkalut nykyaikaiseen työn tekoon. Office 365 mahdollistaa tiedon luomisen, käsittelemisen ja jakamisen missä vain ja milloin vain. Tämä on mahdollista, koska Office 365 yhdistää Excelin ja Outlookin kaltaiset luokkansa parhaat sovellukset tehokkaisiin pilvipalveluihin, kuten SharePointiin ja Microsoft Teamsiin.

Suurella osalla suomalaisista yrityksistä on Office 365 -paketti käytössä. Useassa tapauksessa Office 365 työkaluista jää osa hyödyntämättä. Todellisuudessa Office 365 -paketti sisältää paljon muutakin hyödyllistä kuin tunnetuimmat työkalut kuten Excel, PowerPoint, Word ja Outlook. Tässä blogissa käsittelen Office 365 - pakettiin kuuluvia Microsoftin tuottavuustyökaluja ja sitä, miten itse käytän niitä tehokkaasti jokapäiväisessä työssäni.

Teams tuo Office 365 työkalut yhteen

Microsoft Teams on ehdottomasti paras tiimityöskentelysovellus, jota olen käyttänyt. Miksi? Teams ei ole vain keskustelualusta. Teams tuo Office 365 työkalut yhteen paikkaan - ja käytät Teamsia missä vain ja milloin vain!

Teamsin avulla rakennat tiimillesi toimivia kokonaisuuksia niin, että ainoa tiimityöhön tarvittava työkalu on Teams. Voit luoda tiimillesi tehtävälistoja, tehdä kyselyitä, tuoda SharePoint kansiot helposti saataville, käydä yleistä keskustelua, pitää etätapaamisia… Lista on pitkä. Kun Teamsin rakenne ja käyttöönotto suunnitellaan oikein koko organisaation tasolla, voidaan sisäinen sähköposti jättää historiaan.

Planner - Suunnittele, jaa tehtäviä ja seuraa edistymistä

Microsoft Plannerissa luot tehtävälistoja itsellesi tai vaikkapa koko tiimillesi! Se toimii myös projektityökaluna. Plannerin parhaat puolet ovat ehdottomasti yksinkertaisuus ja käytettävyys, sillä se toimii yhtä näppärästi selaimessa, Teamsissa ja mobiilissa.

Miten pääsen alkuun? Avaa Planner-sovellus Office-portaalista. Valitse "Luo suunnitelma", anna suunnitelmallesi nimi ja määritä yksityisyysasetukset. Suunnittelunäkymän avauduttua voit luoda ja nimetä tarpeidesi mukaan säilöjä. Esimerkiksi markkinoinnissa säilöjen otsikot voisivat olla Ideat, Menossa toteutukseen, Toteutuksessa ja Odottaa Hyväksyntää. Näiden säilöjen alle voit luoda tehtäviä, joita voit raahata eri säilöjen välillä. Esimerkiksi kun Idea-säilön tehtävä päätetään toteuttaa, otat hiirellä tehtävästä kiinni ja raahaat sen Menossa toteutukseen -säilöön.  Voit määrittää tehtäville kuvauksia, takarajoja, lisätä liitteitä tai ohjata tehtävän toisen henkilön hoidettavaksi, jos kyseessä on yhteinen suunnitelma. Sitten vaan suunnittelemaan ja toteuttamaan!

Forms - Luo kyselyitä ja tulkitse vastauksia helposti

Microsoft Forms:illa luot kyselyitä, kyselytutkimuksia tai tietovisoja. Voit muokata vastauslomakkeen ulkonäköä mieleiseksesi valmiilla teemoilla tai lataamalla itse valitsemasi kuvan taustalle.  Valmiin kyselyn voit jakaa joko organisaatiosi sisällä tai kaikille linkin saaneille.

Forms tekee yhteenvedon vastauksista helposti tulkittavaan ja visuaalisesti siistiin muotoon. Tuloksia voi tarkastella yhteenvedosta, yksitellen selaamalla tai kaikki vastaukset voi ladata Excel-muotoisena.  Me olemme käyttäneet Formsia esimerkiksi  koulutusilmoittautumisiin ja sisäisiin kyselyihin. Linkin saa näppärästi jaettua sähköpostilla lähetettävässä uutiskirjeessä tai kutsussa, sekä sisäisessä kommunikaatiokanavassa.

OneNote - digitaalinen muistikirja

Microsoft OneNote on digitaalinen muistikirja, jolla pääset eroon paperisista muistivihoista ja varmistat, että muistiinpanosi eivät pääse katoamaan. OneNote muistiinpanot sijaitsevat tietoturvallisessa Office-365 pilvessä. Muistiinpanot muodostuvat muistikirjoista, joita voi olla rajaton määrä. Voit kuvata kuvia ja videoita suoraan sähköisiin muistiinpanoihin. Voit myös sanella muistiinpanosi tietokonetekstimuotoon sekä piirtää kosketusnäytöllisillä laitteilla muuttaen käsinkirjoitetun tekstin konemuotoon.

OneNote muistikirjoja käytetään käyttöoikeuksilla, eli muistikirjat ovat jaettavissa organisaation sisälle ja ulkopuolelle. Muistikirja on käyttäjän käytettävissä, jos muistikirja sijaitsee kohteessa, johon käyttäjällä on pääsy. Käyttöoikeudet voi myös tarkentaa katselu- ja muokkaamisoikeuksiin. Eli voit esimerkiksi tehdä asiakastapaamisten tai -palavereiden muistiinpanot suoraan sähköisesti asiakkaan pilvikohteeseen. Kun OneNote otetaan käyttöön oikein, voit sanoa heipat paperisille muistivihoille, muistiinpanojen katoamisille ja työpöydältä löytyville asiakasmuistiinpanoille!

Selkeä suunnitelma ja hallittu käyttöönotto Office 365 työkaluille

Me Midpointedilla autamme asiakkaitamme ottamaan kaiken hyödyn irti Office 365 työkaluista. Järjestämme tasaisin väliajoin asiakkaillemme ilmaisia koulutuksia Office 365 työkaluista. Lisäksi autamme käyttöönotoissa, jotta työkalut saadaan parhaalla mahdollisella tavalla jalkautettua koko organisaation käyttöön. Näin tekeminen pysyy yhdenmukaisena ja työkaluista saadaan pienellä vaivalla kaikki tehot irti.

Haluatko kuulla lisää Microsoftin tuottavuustyökaluista
tai muista IT-palveluista?

Tulemme mielellämme kertomaan lisää!