Pursuaako meiliboxi? Tuntuuko joskus siltä, että aika ei tahdo riittää päivittäisten asioiden hoitamiseen ja tietyt työtehtävät vievät suurimman osan ajastasi? Kokosimme muutamia hyväksi koettuja vinkkejä, jolla voitat pari extra tuntia viikkoosi, parannat tuottavuuttasi, sekä kasvatat kustannustehokkuuttasi!
Vähennä manuaalirutiineja
Meistä jokaisella on manuaalisia rutiinitöitä, jotka toistuvat viikoittain tai jopa päivittäin. Seuraamalla käytettyä aikaasi parin viikon ajan, saat hyvän käsityksen siitä, mihin aikasi oikeasti kuluu ja näet, teetkö toistuvasti tiettyjä tehtäviä, jotka olisivat automatisoitavissa.
Tee lista kaikista näistä manuaalisista rutiinitöistä, ja mieti, miten voisit hyödyntää joko jo olemassa olevaa, tai uutta teknologiaa helpottamaan näitä rutiineja. Oli kyseessä sitten asiakaspalvelu, laskutus, raportointi tai muut hallinnolliset tehtävät, ota oikeat työkalut ja teknologiat käyttöösi tukemaan jokapäiväistä työtäsi. Aloita automatisointi yksinkertaisista tehtävistä. Näin pystyt optimoimaan ajankäyttöäsi paremmin, eikä aikaa kulu turhaan ylimääräisten tehtävien suorittamiseen vaan voit keskittyä ns. ’oikeisiin töihin’.
Yksinkertaista prosesseja ja dokumentoi ne
”Prosessien kehityskohteiden tunnistaminen ja niihin puuttuminen on vaikeaa, jos dokumentointi on puutteellista, tai sitä ei ole tehty ollenkaan.”
Prosessien läpivienti tulee olla tarpeeksi nopeaa ja ketterää, jotta pystytään kasvattamaan ajan tuottamaa arvoa. Dokumentoimalla ja käymällä läpi kaikki prosessit, voidaan puuttua kohtiin, joihin kuluu liikaa aikaa. Jos prosesseja ei ole dokumentoitu, luotetaan pelkkään muistiin ja riski virheille kasvaa. Virheiden korjaamiseen kuluu aikaa, jolloin ääritapauksessa koko prosessi joudutaan aloittamaan alusta.
Jokaisella on omat tapansa toimia ja työntekijän lähdettyä organisaatiosta toimintatavat seuraavat hänen mukanaan. Kun prosessit ovat dokumentoitu, pysyy tieto parhaista toimintatavoista organisaation sisällä, ja näitä toimintatapoja voidaan hyödyntää helposti uusissa rekrytoinneissa tehokkaamman perehdytyksen varmistamiseksi. Prosessien kehityskohteiden tunnistaminen ja niihin puuttuminen on vaikeaa, jos dokumentointi on puutteellista, tai sitä ei ole tehty ollenkaan.
Panosta toimiviin työkaluihin ja tehostettuun kommunikointiin
Kuulostaako tutulta?
Jokaisella työntekijällä on päätelaitteellaan tiedostoja, jotka ennen jakamista ensin etsitään omilta koneilta ja sen jälkeen jaetaan eteenpäin sähköpostitse.
Vastaanottaja tallentaa tiedoston omalle tietokoneelleen, tekee tarvittavat muokkaukset ja lähettää saman tiedoston alkuperäiselle lähettäjälle uudelleen arvioitavaksi. Alkuperäinen lähettäjä huomaa muokatussa tiedostossa virheen, korjaa sen ja lähettää tiedoston takaisin vastaanottajalle.
Pahimmillaan sähköpostiketju jatkuu loputtomiin ja eri versioita samasta dokumentista löytyy useasta eri paikasta…
Toimivassa ja ongelmia ennalta ehkäisevässä ympäristössä työskentely tehostaa ajankäyttöä. Teknologian ja oikeiden työkalujen tarkoitus on tukea liiketoiminnan tavoitteita ja sujuvoittaa päivittäistä työtä. Ota siis käyttöön yhteinen dokumentinhallinta- ja kommunikointityökalu, joka on käytettävissä kaikilla laitteilla mobiilisti ajasta ja paikasta riippumatta, ja jossa kaikki tiimin jäsenet näkevät samat tiedot ja kommunikoivat vaivattomasti. Tiedon keruu on keskitettyä, säästät aikaa, etkä joudu lähettelemään enää pitkiä sähköpostiketjuja!
Haluatko sinäkin säästää aikaa? Tarjoamme lisää vinkkejä tehokkaampaan työskentelyyn!
Ole yhteydessä meihin joko puhelimitse tai sähköpostitse niin tulemme kertomaan miten!
JULIA MYLLYLÄ
Markkinointispesialisti