Ensimmäinen kuukausi IT-firmassa: 3 tapaa, jotka päätin opetella ensitöikseni
Reilu kuukausi sitten aloitin uudessa tehtävässäni Midpointedin ohjelmistorobotiikan (RPA) kehityksestä vastaavana konsulttina. Minut palkattiin tehtävään kiitettävän rohkeasti, alasta poikkeavalla taustallani asiakkuusjohtamisen, markkinoinnin ja palvelukonseptoinnin tekijänä.
Asiakkaan roolissa it-palveluita ostaneena ja lukuisissa digiprojekteissa mukana olleena, löysin itseni ekaa kertaa ns. ”toiselta puolelta” pöytää, keskeltä tietojärjestelmien ja teknologian osaajia. Joku oli varoittanut etukäteen, että täällä muuten puhutaan ihan vierasta kieltäkin. Se on ihan totta. En lannistunut yhteisen ”kielitaidon” puutteistani vaan päätin oppia ns. talon ja alan tavoille. Päätin myös, että kysyn aina kun en ymmärrä. Ja kysymyksiä on kuulkaas riittänyt.
Koostin omat ensimmäisen kuukauden oppini kolmeksi tapamuutokseksi itselleni. Jaan nämä teillekin, jos lukijoiden joukossa sattuisi olemaan niitä, jotka kulkevat teknologiassa samaa tietä kuin minä aiemmin – aavistuksen vältellen sen haastavampia polkuja. Opin kansainvälisiä bestsellereitäkin aiheesta kirjoittaneelta Charles Duhiggilta eräässä seminaaripuheessa, että ihminen oppii yleensä tehokkaimmin ja pitkäkestoisemmalla tuloksella kun opettelee uudet tavat yksi kerrallaan.
Alla omat tapamuutokseni, joita nyt harjoittelen yhden kerrallaan.
Tapa 1: Otan käyttöön työkalut, järjestelmät ja sovellukset, koko rahan edestä.
Ihminen on maailmassa niitä harvoja lajeja, joka osaa käyttää työkaluja. Päätin hyödyntää tätä ainutlaatuista taitoa uudessa työtehtävässäni ihan kympillä – kerrankin oli niin hyvät työkalut käytössä, että oksat pois!
Ensimetreiltä vieraan aateekoo-kielen lisäksi sain opetella tuhdin paketillisen digitaalisia työkaluja ja sovelluksia. Microsoftin Office 365:n perustat kuten Word, Excel, Powerpoint, Outlook ja Skype olivat tuttuja ennestään.
Nyt löysin aivan uusia ”työkavereita” kuten OneNoten muistikirjaksi, Teamsin työkavereiden ja tiimien kanssa viestittelyyn, Power BI:n raportoinnin työkaluksi ja Microsoftin CRM-työkalun Dynamicsin asiakkuuksien ja myynnin seurantaan.
Monessa työpaikassa on tänä päivänä tarjolla paljon enemmän välineitä, järjestelmiä ja niiden ominaisuuksia kuin mitä ihmiset syystä jos toisesta käyttävät. Kannustan käyttämään omaa työtä helpottavia välineitä säännöllisesti päivittäin, jotta niiden hauskimmatkin ominaisuudet tulevat tutuiksi.
Tapa 2: Hyödynnän aidosti mobiiliuden.
Rakastan vapautta. Se oli yksi kriteereistäni hakeutua työpaikkaan, jossa saan itse päättää missä, miten ja milloin työtä teen. Teen töitä toimiston lisäksi bussimatkoilla, kahviloissa, lentokoneessa, seminaareissa ja jopa veneillessä (jos en itse ole ruorissa). Tilastokeskuksen mukaan kolmella neljästä 16–89 -vuotiaasta on omassa käytössään kosketusnäytöllä ja 3G- tai 4G internetyhteydellä varustettu älypuhelin. Eli hyvin todennäköisesti sinullakin on! Olen ladannut eniten käyttämäni sovellukset puhelimeeni. Käytän niitä rinnakkain Microsoft Surface Pro läppärin kanssa, joka sekin kulkee kevyesti mukana vajaan 800 gramman painon ansiosta!
Uusista sovelluksista ihastuin ensikosketuksella eniten OneNoteen. OneNote on Microsoftin sähköinen muistikirja, jolla kirjaan kaikki aiemmin post-it lapuilla, muistikirjoissa, valokuvatiedostoissa ja muissa välineissä kuten päässäni (!) pyörineet asiat. Kirjoitan myös tätä blogikirjoitusta paraikaa onlinena OneNoteen, koska minun ei tarvitse huolehtia edes tallennuksista jos kirjoitustyöni jostain syystä keskeytyy. Koulutustilaisuuksissa ja seminaareissa näpyttelen puhelimella tärkeimmät avainasiat OneNoteen valokuvien kera. Tykkään, että kaikki aiheeseen liittyvä menee reaaliaikaisesti yhteen paikkaan digitaalisessa muodossa eikä minun tarvitse jälkikäteen yhdistellä tietoja tai kuvia saati etsiä niitä eri paikoista. Digitaaliset muistiinpanot ovat myös nopeasti jaettavissa omalle tiimille. I love it.
Tapa 3: Säilytän fokuksen oleelliseen kalenteroimalla ”kaiken”.
Yksi lempparilauseistani, jonka yritän pitää mielessäni sekä työ- että vapaa-ajalla, on ”kiinnitä huomiota siihen mihin kiinnität huomiosi.” Toimivista työvälineistä on suuresti hyötyä tässä asiassa, oman ajankäytön ja työn suunnittelussa sekä jaksamisen ja energiatason ylläpitämisessä.
Päivän palaverit löytyvät kalenteristani kuten varmasti kaikilla tietotyöläisillä tänä päivänä. Merkkaan samaan yhteen kalenteriin, Outlookkiin, tärkeimmät työstettävät asiat, jotka samalla toimivat työpäivän aikaansaannostavoitteina. Tämän lisäksi OneNoteen voi tehdä kätevän to do-listan. Käytän mieluummin aivokapasiteettiani luovuutta ja ratkaisuja vaativiin tehtäviin kuin jaksan muistaa kaikkia asioita. Sitä paitsi työpäivän jälkeen tuntuu myös hyvältä ruksia to do -listan laatikoita.
Samasta kalenterista löytyy myös lasten harrastukset, lääkärit ja muut aikataulutetut asiat, sillä jos eläisin kahden kalenterin välissä, en saisi millään pidettyä arjen palapeliä kasassa.
Työnantajani kannustaa liikkumiseen ja jokainen Midpointedilainen saa käydä työsuhde-etuna treenamassa, jos treenikertoja kertyy sovittu määrä. Siksi kalenteroin myös aamutreenit ja joogat.
Saattaa kuulostaa friikiltä, mutta aloitin kalenteroimaan jopa välipala- ja verryttelytaukoja hälyytyksineen. Jos energiatasoni on alhaalla, luova ajattelu ja päätöksentekokykyni kärsivät. Lisäksi puhelimeni hälyyttää tiettyyn aikaan aamulla Calm-applikaation mindfullness-hetkestä. Vartin keskittyminen itsekseen on minulle sopiva tapa aloittaa työpäivä.
Uusi duuni innosti uusiin tapoihin. Työkalut ovat nyt aktiivisessa käytössä ja hyödynnän paljon mobiiliutta. Kolmannessa eli ”kaiken” kalenteroinnissa ja ennen kaikkea sen mukaisessa fokusoinnissa on vielä harjoiteltavaa. Liian vakavasti ei kalenterointia kuitenkaan kannata ottaa kuten ei mitään muutakaan elämässä ja tasapainon vuoksi lomalla yritän kalenteroida mahdollisimman vähän!
Mieti minkälaisia työtehtäviä ja asioita teet päivittäin ja minkälaiset työkalut helpottaisivat näitä
Jos sinulla ei ole sopivia välineitä ja järjestelmiä, mieti minkälaisia työtehtäviä ja asioita teet päivittäin ja minkälaiset työkalut helpottaisivat näitä. Hanki sen jälkeen eniten työtäsi helpottavat välineet tai neuvottele työnantajasi kanssa asiasta. Hänkin toivoo sinun selviytyvän tehtävistäsi ketterästi. Ja mikä parasta, Sinä voit paremmin. Energistä työpäivää tai leppoisaa kesälomapäivää toivotellen täältä Midpointedista.