Mobiiliystävällinen ja selkeä SharePoint-intranet tukee henkilöstön arkea
Hoas tarjoaa opiskelijoille edullisia vuokra-asuntoja opiskelupaikkojen läheisyydestä. Hoasilla on reilut 10 000 asuntoa Helsingissä, Espoossa, Vantaalla ja Kauniaisissa. Hoas on yleishyödyllinen säätiö ja sen toiminnassa ovat mukana Helsingin yliopiston ja Aalto-yliopiston ylioppilaskunnat sekä 10 muuta ylioppilaskuntaa ja ammattikorkeakoulujen opiskelijakuntaa. Hoaslaiset muodostavat työyhteisön, jossa on noin 80 asiakaspalvelun, isännöinnin, rakennuttamisen ja taloushallinnon ammattilaista.
Toiveena moderni intranet, jota on helppo käyttää
Hoasilla oli käytössä jo 10 vuotta palvellut, klassinen SharePoint Online -intranet osana M365-ympäristöä. Tavoitteena oli modernisoida vanha intranet sekä samalla uudistaa ja siivota intranetin sisältöjä. Uuden intranetin toivottiin olevan ylläpidollisesti näppärämpi ja mobiiliystävällisempi. Lisäksi tärkeiksi ominaisuuksiksi määriteltiin nopea haku ja mahdollisuus kommentoida sisältöjä.
Ratkaisu toteutettiin SharePointin oletustoiminnallisuuksia hyödyntäen
Midpointed toteutti Hoasille uuden intranetin SharePointin moderneilla viestintäsivustoilla osaksi M365-ympäristöä. Intranet rakennettiin pitkälti SharePointin oletustoiminnallisuuksia hyödyntäen. Uutiset ovat tärkeä osa Hoasin intranettiä, ja sen vuoksi uusista uutisista lähtee automaattisesti postaus Hoasin yhteiseen Teams-työtilan kanavalle Midpointedin rakentaman automaation avulla. Intranet on myös kokonaisuudessaan käytettävissä Teamsin kautta Viva Connections -sovelluksen avulla, sekä työpöytäsovelluksella että mobiilisti.
Intranetin etusivulle tuotiin uusimpien intranet-uutisten, tapahtumien ja mediaosumasyötteen lisäksi elementti, joka näyttää automaattisesti taustajärjestelmistä Hoasin tärkeimmät avainluvut, kuten asukkaiden ja hakemusten määrän.
Intranet-projekti kesti kokonaisuudessaan noin neljä kuukautta. Osana projektia Midpointed koulutti myös intranetin sisällöntuottajat ja pääkäyttäjät.
Lopputuloksena käyttäjäystävällinen ja selkeä SharePoint-intranet
Uusi intranet on selkeä, visuaalinen ja helppokäyttöinen, myös mobiililaitteilla. Se helpottaa hoaslaisten työpäivää tuomalla tärkeät tiedot ja uutiset jokaisen käyttöön, myös Teamsin kautta.
Uudessa intranetissä sisällöntuotanto ja -hallinta on helppoa ja intuitiivista. Sisällön ylläpitämisen avuksi Midpointed toteutti sisällöntuottajille apusivun, joka kokoaa kunkin sisällöntuottajan omat ja vanhimmat sisällöt yhteen.
Hoasin ja Midpointedin yhteistyö jatkuu projektin jälkeen jatkuvan palvelun muodossa, joka sisältää intranetin ylläpidon, jatkokehityksen, Microsoftin uudistusten seurannan, pääkäyttäjätuen ja muut mahdolliset M365-tarpeet.
Projekti Midpointedin kanssa sujui tosi helposti, tässä on saanut vaan kulkea mukana”, sanoo Hoasin projektipäällikkö Sanna Agullana.