Asiakkaan tarve

Areiten aikaisempi intranet oli teknologialtaan vanhentunut tiedostosäilö, jonka päivittäminen oli vaikeaa. Tästä syystä myös intran sisältö oli päässyt osittain vanhentumaan. Tiedon etsiminen vanhasta intrasta oli tehotonta: työntekijät eivät löytäneet etsimäänsä, mikä työllisti toisia epävirallisina intranet-hakukoneina. Intranetin lisäksi käytössä oli yhteinen Teams-työtila, jossa tiedonjako oli helpompaa ja näin Teams oli osittain sivuuttanut vanhan intranetin. 

Intranet-ratkaisu suunniteltiin huolella 

Intranet-projekti Midpointedin kanssa alkoi henkilöstölle suunnatulla kyselyllä, jossa kartoitettiin intranetin tavoitteita ja tärkeimpiä sisältöjä. Kyselyn tuloksena ilmeni tarve selkeälle sisäisen viestinnän pääkanavalle, jonka kautta tärkeät tiedot välittyvät tehokkaasti. Vanhan intranetin tiedot haluttiin päivittää, ja samalla haluttiin parantaa tiedon löydettävyyttä, koska tiedon etsiminen vanhasta intranetistä vei paljon aikaa sekä etsijöiltä että niiltä henkilöiltä, joilta tietoa kysyttiin. Lisäksi määritettiin uuden intranetin rooli suhteessa muihin käytössä oleviin työkaluihin.  

Midpointed suunnitteli ja toteutti Areitelle uuden intranetin hyödyntäen SharePointin moderneja viestintäsivustoja.  Intranet on nyt osa Microsoft 365 -ympäristöä, jossa Areitella oli jo aktiivisesti käytössä esimerkiksi Teams ja sähköposti. Uusi intranet rakennettiin käyttäen SharePointin oletustoiminnallisuuksia. Lisäksi uutiskeskuksessa ja tiedostopankissa hyödynnettiin PnP Modern Search -hakuverkko-osia. Tiedostopankki kokoaa yhteen paikkaan kaikki intranetiin tallennetut tiedostot haettavaksi, selattavaksi ja suodatettavaksi metatietojen avulla. Intranet on käytettävissä myös Teamsin kautta Viva Connections -sovelluksen avulla, mikä mahdollistaa mm. intranetin sujuvan mobiilikäytön. 

Yhteistyö Midpointedin kanssa oli alusta alkaen sujuvaa ja selkeää. Intraprojektille luotiin heti taustat, tavoitteet ja aikataulut ja projektin edistymistä seurattiin viikoittaisissa palavereissa. Meiltä kysyttiin mielipiteitä ja ehdotettiin toimivia ratkaisuja. Jokaisessa vaiheessa tuli tunne, että tämä ei ole kiveen kirjoitettu, vaan tulevaisuudessa intran on tarkoitus muokkautua juuri Areiten näköiseksi, sanoo Tytti Käyhty-Nybo Areiten markkinoinnista. 

Uutta puhtia sisällöntuotantoon 

Midpointed koulutti intranetin sisällöntuottajat ja pääkäyttäjät. Uuden intranetin myötä intranetin sisällöntuotanto vastuutettiin niille henkilöille, jotka muutenkin vastaavat Areitella tärkeimmistä sisällöistä ja ohjeistuksista. Tämä järjestely, yhdistettynä modernin SharePointin helppokäyttöisyyteen, tukee intranetin sisältöjen ylläpitoa jatkossa. Sisällöntuotto on helppoa ja intuitiivista, mikä lisää motivaatiota tuottaa uutta sisältöä luettavaksi. 

Sisällöntuotanto uuteen intraan on ensimmäisten harjoituskertojen jälkeen muuttunut erittäin helpoksi ja sujuvaksi. Saamamme ohjeet ovat selkeät ja niistä on helppo löytää kaikki tarvittava. Jokainen, joka on joskus käyttänyt mitään Microsoft 356 -tuotetta, osaa pienen opastuksen jälkeen tehdä muutoksia ja julkaisuja uuteen intranettiin, kertoo Käyhty-Nybo. 

Uusi intranet saa kiitosta ulkoasusta ja helppokäyttöisyydestä 

Uusi intranet on saanut käyttäjiltä paljon positiivista palautetta erityisesti raikkaasta ulkoasustaan ja käyttäjäystävällisyydestään. Vaikka käyttäjien aktiivinen osallistuminen ja käyttöön kannustaminen on edelleen tarpeen, intranetin käyttöä helpottaa sen integrointi Teamsiin.  

Intranet-projekti kesti yhteensä noin neljä kuukautta, minkä jälkeen yhteistyö Midpointedin kanssa jatkuu Microsoft 365 -ympäristön jatkuvana palveluna. Tähän sisältyy esimerkiksi intranetin ylläpito ja jatkokehitys, Microsoft 365 -roadmapin seuranta sekä Teamsin käytön tehostaminen. 

Odotamme innolla jatkoa yhteistyöllemme. Uskomme sen tehostavan kokonaisvaltaisesti Microsoft 365 -työskentelyämme, sanoo Käyhty-Nybo. 

Lue lisää asiakastarinoita: Asiakastarinoita I Midpointed

Lue lisää modernista SharePoint-intranetistä: SharePoint-intranet | Midpointed