Millainen manuaalinen työ kannattaa antaa ohjelmistorobotille?

Ohjelmistorobotiikan, ”RPA:n”, tuottamat hyödyt manuaalisten työvaiheiden automatisoinnissa ovat kiistattomat. Robottiprojektien takaisinmaksuajat ovat usein jopa vain muutamia kuukausia – muista hyödyistä puhumattakaan (24/7 operointi, virheiden vähentyminen, työtyytyväisyyden kasvu, jne).

Miksi robotteja ei sitten vielä tehtailla jokaisessa yrityksessä?

Se ei ole robotiikkaan liittyvä tekninen vaikeus tai vaikkapa projektin kustannus, vaan ensimmäisen sopivan manuaalisen työvaiheen, eli automatisoitavan prosessin löytäminen.

Automatisoitavan työvaiheen tai konsulttikielellä prosessin löytämistä hankaloittaa se, että asiakkaille ohjelmistorobotiikka on suhteellisen uusia asia, eikä ohjelmistorobotin toimintaa ymmärretä vielä kovin hyvin käytännön tasolla. Ilman asiakkaan eri työvaiheiden, tai hienommin sanottuna prosessiasiantuntijoiden apua, saattaa prosesseja olla läpikäytävänä liikaa, jotta se ensimmäinen, helpoin ja parhaan tuoton tarjoava, eli ns. ”low hanging fruit”, prosessi tunnistettaisiin ja päästäisiin töihin sen automatisoimiseksi.

1. Prosessissa on manuaalista tiedonsyöttöä

”Tiedon syöttäminen on tyypillisin automaatiokohde. Tiedon syöttämisellä tarkoitetaan esimerkiksi lomakkeiden täyttämistä, tiedon siirtoa järjestelmästä toiseen, toimenpiteen kirjaamista, tai datan käsittelyä esimerkiksi Excel-tiedostoissa.”

2. Prosessi tehdään verkossa

”Myös työpöytäsovelluksia voidaan automatisoida, mutta tällöin prosessiin tarvitaan usein ihminen mukaan. Verkkosovellukset on helpompi automatisoida täysin, sillä robotin painallukset pystyy simuloimaan, eikä fyysistä hiirtä tai näppäimistöä tarvita.”

3. Prosessi on aikakriittinen

”Jos prosessi pitää suorittaa nopeasti, outoon aikaan, tai toistuvasti, soveltuu se usein robotin hoidettavaksi. Säästetyllä työajalla voidaan mitata myös robotin hyötyä suhteessa automaation kustannuksiin.”

4. Käytössä on vanha ohjelmisto

“Rajapintojen rakentaminen vanhoihin ohjelmistoihin on kallista ja turhaa, varsinkin jos ohjelmiston elinkaari lähestyy loppuaan. Ohjelmistorobotiikalla voidaan kustannustehokkaasti integroida vanhat järjestelmät mukaan uusiin työtapoihin ja ohjelmistoihin.”

5. Data sopii robotille

“Ihmisille vaikealukuiset tiedostomuodot ovat robotille nopeaa luettavaa. Mikäli prosessissa käytetään esimerkiksi Excel, CSV tai JSON tiedostoja, pärjää robotti usein tehtävässä ihmistä paremmin.”

6. Prosessilla on selkeä alku ja loppu

”Mikäli prosessilla on selkeä alku ja loppu, tarkoittaa se että prosessi on tarpeeksi kypsä automaatiolle, eli se on määritetty riittävällä tarkkuudella. Lisäksi selkeä alku ja loppu prosessissa mahdollistaa robotin työn ilman ihmisen apua.”

7. Useita ihmisiä toistamassa samaa prosessia

”Jos samaa prosessia toistaa useampi ihminen, tehtävän volyymi on aina tarpeeksi suuri kattamaan automaation kustannukset. Tällaisen prosessin automatisoinnilla voidaan välttää lisäpalkkaukset, sesonkiruuhkat ja työn karkaaminen ulkomaille.”

8. Prosessiin on harkittu rajapintaa

”Ohjelmistorobotiikkaa voidaan käyttää rajapinnan korvikkeena. Molemmilla teknologioilla on omat hyvät ja huonot puolensa. Varsinkin väliaikaisessa käytössä ohjelmistorobotiikka on ratkaisuna halvempi. Nopeudessa ja toimintavarmuudessa ohjelmistorobotti usein häviää rajapintaratkaisulle.”

9. Prosessi on altis virheille

”Tiedon syöttäminen on tyypillisin automaatiokohde. Jos prosessissa tulee helposti virheitä, on siinä silloin usein paljon manuaalista tiedonsyöttöä. Tiedonsyötön määrä on yksi tärkeimmistä tunnusmerkeistä hyvälle automaatiokohteelle. Robotti ei tee näppäilyvirheitä ellei järjestelmään tai tietolähteeseen tule jotain vikaa.”

10. Työtyytyväisyyttä halutaan kasvattaa

”Toistuva manuaalinen tietotyö laskee työtyytyväisyyttä ja vie aikaa pois mielekkäämmiltä työtehtäviltä. Jätä robottien työt roboteille, ja ihmisten työt ihmisille.”