5 syytä siirtää dokumentit pois verkkolevyasemilta Teamsiin, SharePointiin ja OneDriveen.

5 syytä siirtää dokumentit pois verkkolevyasemilta: Teamsiin, SharePointiin ja OneDriveen.

Dokumentit verkkolevyasemilla ovat monen organisaation tehtävälistalla juuri nytkin. Tiedossa on, että perinteisessä 1990-lukuisessa käyttömuodossaan dokumentit ovat kömpelöitä käyttää, mutta pilveenkään ei oikein malteta siirtyä. Tässä hieman motivointia: 5 syytä siirtää dokumentit pois verkkolevyasemilta: Teamsiin, SharePointiin ja OneDriveen.

1. Ajansäästö

Säästät aikaa, koska Microsoft 365 myötäilee työtäsi.

Verkkolevyillä vastaanotto juuri sinulle on kylmän varastomainen. Jos avaat hyvin määritellyn ja käyttöönotetun Teamsin tai SharePoint-intranetin, on vastaanotto lämmin. Vähän tähän tyyliin: ”Hei Kristian, tässä dokumentit mihin jäit, tässä täysin uudet dokumentit, tässä tiimisi tuottamat uusimmat dokumentit, tässä sen sijaan dokumentit jotka odottavat hyväksyntääsi.

Microsoft 365:ssa voit tehdä saman tai aloittaa ko. Teams-tiimitilan tai SharePoint-kirjaston asiakirjamallilla, joka siis voi olla jo puoliksi täytetty.


Verkkolevyillä haku on mitä on. Microsoft 365:n ekosysteemissä haku on parantunut valtavasti viimeisten vuosien aikana. Lue lisää kohdassa 2., alla.

2. SharePointin, OneDriven ja Teamsin yhdistetty haku

Moderni haku …

  • arvaa mitä olet hakemassa
  • ehdottaa hakusanoja
  • muistaa aiemmat hakusi
  • erittelee hakusanasi perusteella keskustelu, dokumentit ja luettelot
  • osaa mainostaa oletettuja hakutuloksia.

    SharePointin, OneDriven ja Teamsin haku osaa organisaatiosi slangin ja lyhenteet – ja mikä tärkeintä: osaa taivuttaa suomen kielen sijapäätteitä.

    Toisin sanoen jos haet sanalla ”lehti” ja PDF:n syövereissä on sana ”lehdeltä”, löytyy kyseinen dokumentti.

    Et tule enää kaipaamaan verkkolevyjen hakutuloksia.

3a) Dokumenttien kätevä käyttö Teamsin kanssa

Dokumentista keskustelu
Nyt kun on kouluttanut Teamsia useita vuosia, huomaa miten yksi tietty toiminto saa ihmiset innostumaan:  dokumentista keskustelu. Eli kun avaat dokumentin ja haluat keskustella siitä, näkyy keskustelu Teamsissa paitsi dokumentin oikeassa reunassa mutta myös kyseisen tiimitilan kanavan viesteissä.  Tämä toiminto saa ihmiset hihkumaan.

Dokumentin selailu
Vaikka et antaisi yhtään luokitteluja eli metadataa dokumenteille, saat silti kansioista huolimatta seuraavia näkymiä dokumenttikirjastoihin:

  • Dokumentit muokkaajittain
  • Uusimmat dokumentit
  • Sinun muokkaamasi dokumentit
    Jne.

    Dokumentin yhteiskäyttö
    Dokumenttien yhteiskäyttö mahdollistuu kun tuot dokumentit pois verkkolevyiltä; ei enää joka-aamuista raportti-Excelin vapautumisen odottelua.  Pilvidokumentteja Microsoft 365:ssa työstät kollegan kanssa yhtä aikaa.

3b) Dokumenttien kätevä käyttö OneDriven kanssa

Dokumentin jako talon ulkopuolelle
Jos tiedostot ovat verkkolevyasemilla, siellä kuuluisalla M:llä, X:llä tai L-asemalla, et voi jakaa niitä kumppanin, asiakkaan tai toimittajan kanssa muuten kuin sähköpostin liitteenä lähettämällä. Jos uskallat ottaa härkää sarvista siirrät (siirrätytät) dokumentit pilveen eli Microsoft 365-ekosysteemiin,  voit jakaa dokumentteja rajan yli varsin kätevästi.

Omien dokumenttien käyttö kotoa käsin /etänä / matkalla
Jäävätkö työdokumenttisi aina verkkolevyille? Oletko kyllästynyt VPN:n käyttöön? Synkronoimalla oma tietokoneesi OneDriven kanssa, ovat tuoreimmat versiot omista tiedostoistasi aina käytössä.  Olitpa missä päin maailmaa ja millä tietokoneella tahansa.

4. Dokumenttien tietoturva

Microsoft 365:ssa dokumenttien suojaus on monella tavalla järjestetty puolestasi.Toki tehtävää riittää myös omistajalla.

Dokumenttien tiedot suojataan riippumatta siitä, minne tieto on tallennettu tai kenelle se on jaettu. Automaattisen tietojen luokittelun avulla dokumentit voidaan suojata otsikon tai ennalta määritettyjen dokumentissa esiintyvien sanojen perusteella. Voimme mm. seurata kuka on tiedoston avannut tai muokannut koko tiedoston elinkaaren ajan.

Microsoft Cloud app security eli uudelta nimeltään Microsoft Defender -palveluun voidaan määrittää hälytykset, jos joku käyttäjä tai poistaa suojauksen dokumentista tai jakaa organisaation ulkopuolelle yrityksen sisäiseksi dokumentiksi luokitellun dokumentin.

5. Jatkomahdollisuudet

Organisaation dokumenttien jättäminen verkkolevyasemille on kuin käyttäisi lankapuhelinta vuonna 2021.  Älypuhelimen sijaan. 

Asiat tulee toki hoidettua, mutta mitään uuden teknologian hyviä ominaisuuksia et tulisi hyödyntäneeksi.

Kun dokumentit ovat Microsoft 365:n piirissä, voit tehdä mm. seuraavia toimintoja:

Automaatiot

Kun sopimus on umpeutumassa, se lähettää hyvissä ajoin muistutuksen.

Hyväksymiset

Olet kirjoittanut tarjouksen, parilla napin painalluksella pyydät kommenttikierrosta tai hyväksymistä.

Mobiililuku ja -muokkaus
Kun materiaalisi ovat pilvessä, on käytössäsi varsin käteviä Microsoft 365 -sovelluksia joilla lukea ja muokata dokumentteja..

Kirjoittaja

Kristian Hentula
Modernin työn konsultti, Partner

kristian.hentula@midpointed.fi​

+358 40 565 6644