Sally the Salary Robot – säästää 99% työajasta
Tuotimme itsellemme Sally – palkkarobotin. Haluan jakaa tarinan, koska olemme olleet kovin tyytyväisiä uuteen virtuaalikollegaamme.
Sally tuli tarpeeseen, koska osalla meistä palkka ei ole kuukausittain vakiosumma. Osa kokonaispalkasta on erityyppisiä palkkioita, joiden laskeminen on ollut ajoittain varsin työlästä. Nyt Sally robotti työstää neljässä minuutissa saman työn, johon toimitusjohtajaltamme, Ollilta, oli aiemmin kulunut vähintään 20 tuntia työaikaa 3-4 päivän aikana!
Mitä Sally tekee?
Viikkoa ennen varsinaista palkkapäivää, Sally käy keräämässä palkkatiedot useasta järjestelmästä, kokoaa tiedot yhteen paikkaan, tekee laskennan ja tulostaa palkkalaskelman. Tämän jälkeen Sally lähettää henkilökohtaisen laskelman kullekin työntekijälle hyväksyttäväksi. Työntekijällä on nyt aikaa reagoida mahdollisiin virheisiin hyvissä ajoin, toisin kuin ennen tilanteessa jossa väärä summa oli jo kilahtanut pankkitilille. Saatat arvata kuinka aikaa, rahaa ja ennen kaikkea hermoja säästävää onkaan suorittaa sama, toistuva prosessi huomattavasti hallitummin kuin ennen.
No mitä sitten tapahtuu kun Sallyn lähettämä laskelma on työntekijän tarkasteltavana? Mikäli työntekijä hyväksyy, menevät palkat suoraan maksuun ja mikäli ei hyväksy, tiiminvetäjä saa perustelut miksi työntekijä ei hyväksy palkkaa.
Palkka on monelle ihmiselle herkkä paikka. Jos palkka ei tule täsmällisesti tilille oikeaan aikaan ja oikein maksettuna, tiedät itsekin kuinka paljon hatuttaa. Myös maksaja eli työnantaja on tyytyväinen virtuaalisen assistentin avusta. Aikaisemmin manuaalinen, tylsä, stressaava ja aikaa vievä ”pakkotyö” on onnistuttu nyt automatisoimaan ja mikä parasta – poistamaan virheet!
Prosessit kuntoon ensin
Jouduimme myös skarppaamaan omissa prosessissamme – kuten usein käy automatisointi-projekteissa. Robotti ei tunnista, onko perusdata oikein vai vähän sinne päin. Palkanlaskennan tapauksessa palkkioihin vaikuttavien peruskirjausten kanssa yskittiin meilläkin kesäkausi, mutta kummasti kaikki lopulta motivoituivat syöttämään tiedot oikein Sallya varten. Robotti kun ei lue ajatuksia, eikä tee päätöksiä mutu-tuntumalla. Myynnit, projektit ja tuntikirjaukset, jotka ovat edelleen työtekijän vastuulla kirjata järjestelmiin ja jotka toimivat palkkioiden perustana sekä perusdatana, tulivat nyt kerralla kuntoon.
Nyt kaikki ovat tyytyväisempiä: työntekijä, työnantaja ja käyttämämme tilitoimisto.
Nyt herää kenties kysymys, mikä on näin tehokkaan virtuaaliassistentin investointikustannus? Ainakin edullisempi kuin tehtävästä vastaavan henkilön työtunneista aiheutuva kulu. Aiemmin toimitusjohtajalta menneet työtunnit on helppo laskea euroiksi ja Robottimme tässä tapauksessa maksaa itsensä takaisin parissa kuukaudessa. Yleisesti voi sanoa, että tarkka kustannus (varsin maltillisen lisenssikustannuksen lisäksi) riippuu pitkälti siitä, miten monimutkainen palkanlaskennan prosessi on. Aloituskynnys ohjelmistorobotiikan kokeilemiseen on matala, koska uusia järjestelmäinvestointeja ei tarvita. Robotti toimii samoilla käyttöliittymillä kuin ihminenkin toimisi. Se tekee saman työn huikeasti nopeammin ja tarvittaessa 24/365.
Annetaan robottien hoitaa rutiinityöt kuten palkkahallinto, ostolaskut, matkalaskut, tuotetilausrivien syötöt ERP-järjestelmiin, kanta-asiakastietojen päivitykset…. RPA mahdollisuuksien lista on pitkä.
Jäljelle jää vain avainkysymys – milloin Sinä haluat aloittaa?
KAISA VENERMO
Consultant, RPA and H2H/M2M Lead
kaisa.venermo@midpointed.fi