OLLI RIKALA
Minulta pyydettiin blogia, joka kuvaisi sitä, mitä me teemme. Helpointa on varmasti kertoa, mitä olemme tehneet itsellemme, ja minkälaisen muutoksen olemme käyneet läpi. Tätä muutosta markkinoimme ja toteutamme myös asiakkaillemme.
Mistä kaikki alkoi
Lähtötilanne kolme-neljä vuotta sitten oli melko samanlainen kuin useimmassa yrityksessä. Papereita oli melko paljon laskuina, sopimuksina, lähetteinä, työohjeina, muistiinpanoina ja tarjouksina. Yrityksemme raportointi ja kehityksen ennustaminen tehtiin Excelissä.
Ennen hallituksen kokousta meni yksi tai kaksi yötä raporttien tekemisessä, ja joka kerta löytyi virheitä tai epäselvyyksiä, joita ihmeteltiin hallituksessa. Tämä tarkoitti sitä, että todellisuudessa tiesimme aina juuri ennen ja jälkeen hallituksen kokouksen, missä mennään. Eli ei kovin usein. Sähköposteja lähetettiin ja niitä vastaanotettiin paljon, helposti satoja päivässä. Kaikki kommunikaatio tapahtui sähköpostitse ja pienetkin asiat kysyttiin, ohjeistettiin, delegoitiin ja kommunikoitiin sähköpostitse.
”Meillä paloi tarpeettomasti kaksi erittäin pätevää ihmistä käytännössä loppuun, kun yrittivät pitää lankoja käsissä koskien laskutusta, raportointia ja projekteja. Hävettää ja harmittaa, mutta silloin emme tienneet paremmasta.”
Excel-lakanat vaihtoon
Se, mitä laskutettiin asiakkailta, ja mistä lisensseistä me maksamme, valvottiin ”Excel-lakanalla” ja sitä tarkistettiin aika-ajoin. Aina löytyi virheitä. Useimmiten laskutimme liian vähän ja maksoimme liian monesta lisenssistä. Meillä paloi tarpeettomasti kaksi erittäin pätevää ihmistä käytännössä loppuun kun yrittivät pitää lankoja käsissä koskien laskutusta, raportointia ja projekteja. Hävettää ja harmittaa, mutta silloin emme tienneet paremmasta.
Käänteentekevää oli Dynamics 365 CRM:n käyttöönotto. Vaikka Dynamics oli aikaisemminkin ollut olemassa, ei sitä oltu todellisesti otettu kunnolla käyttöön. Käyttöönotto tarkoittaa sitä, että se, mitä ei löydy Dynamicisista, ei ole olemassa, ja että kaikki työntekijät käyttävät Dynamicsia yhdessä sovitun mukaisesti.
Exceleistä eroon pääseminen olikin sitten hieman vaativampaa. Kaikki data piti saada CRM:ään ja data piti saada sinne jatkuvasti. Yksi datamigraatio ei riittänyt, vaan toimintatapoja tuli muuttaa lopullisesti. Tämä edellytti yhteistä sopimista, koulutusta ja harjoittelua.
Haasteista ja muutosvastarinnasta päästiin nopeasti yli, kun ihmiset huomasivat saamansa hyödyn. Kulttuuri muuttui ja nyt Dynamicsin käyttö on kulttuurimme ja toimintamme ytimessä.
Päätös paperittomasta toimistosta
Ensin tuli luopua kaikista papereista ja sitten kaikista Exceleistä, yksi kerrallaan. Teimme yhteisen päätöksen kokeilla täysin paperitonta toimistoa. Emme asettaneet sen suurempia tavoitteita, mutta aina kun käsittelimme paperia, mietimme, miten paperista pääsisi eroon. Sen jälkeen tehtiin tarvittavat toimenpiteet, että paperista päästiin eroon lopullisesti. Tämä oli yllättävän vaivatonta ja lisäsi tuottavuutta valtavasti.
Minulla kesti vajaa vuoden opetella pois perinteisestä muistikirjasta, koska olin todella vahvasti oppinut käyttämään muistikirjaa tehokkaasti ja monipuolisesti. Enää en kuitenkaan vaihtaisi takaisin, koska löydettävyys on aivan toista luokkaa, muistikirjat ovat aina mukana ja muidenkin saatavilla. Kolmas syy on yksinkertaisesti tietoturva.
Kuitenkin suurin yksittäinen hyöty on raportointi. Visuaaliset, selkeät ja reaaliaikaiset raportit! Rakastan niitä! Nykyään tiedämme tasan tarkkaan, miten meillä menee ja johdamme yritystä enemmän tietoon perustuen kun mututuntumalla. Kaikki mittarit ja KPI:t hallituksesta yksilötasoon löytyvät reaaliaikaisista mittareista. Ihmiset ovat enemmän itseohjautuvia ja helpommin johdettavissa, kun tavoitteet ovat yhteiset, ja meillä on yksilökohtaiset mittarit, joita seuraamme reaaliaikaisesti.
Alkoi syntymään kasvua…
Suurin muutos on tapahtunut kommunikaatiossa ja johtamisessa
Yksi suurimmista aikasyöpöistä oli maailmanlopun määrä sähköposteja. ATK-jumalille/Microsoftille kiitos TEAMS:istä. Kaikki sisäinen kommunikaatio on siirtynyt Teamsiin. Projekteihin liittyvä kommunikaatio on 90% siirtynyt Teamsiin, koska voimme kutsua organisaatiomme ulkopuolisia mukaan Teamsiin. Hallitustyökin on siirtynyt Teamsiin. Kaikki kommunikaatio, raportit, pöytäkirjat ja muistiinpanot löytyvät hallitukselle yhdestä ja samasta paikasta.
Ihmiset kommunikoivat spontaanisti ja ennen kaikkea Teamsissä käyty kommunikaatio ei tunnu sähköpostiviidakolta, vaan enemmän Whatsapp-viestittelyltä. Tällaiseen kommunikaatioon yhä useampi on tottunut ja kokevat luontevana ja positiivisena. Sähköposteissa on jo hieman virallinen ja stressaava soundi. Nyt haasteena on vielä saada kaikki asiakkaat käyttämään Teamsia, jotta sähköposti voidaan viimeistään määritellä vanhan ajan kirjeeksi. Johtaminen on spontaania, kaikki tarvittava tieto löytyy yhdestä paikasta ja kun ihmiset kommunikoivat enemmän ja vapaammin, projektien virtaus ja tehokkuus kasvaa valtavasti. Enää ei tehdä samoja päällekkäisiä asioita, eikä odoteta apuja ja vahvistuksia tai etsitä tietoa. Teams on yksinkertaisesti paras työkalu, jonka Microsoft on koskaan lanseerannut. Nyt kun Skype for Business:in ominaisuudet siirtyivät Teamsiin ja Skype poistuu, uskon, että useimmat organisaatiot löytävät Teamsin ja sen tuomat hyödyt.
Loppujen lopuksi melko yksinkertaisia asioita ja työkaluja. Ehkä ne siksi toimivatkin niin hyvin. Meillä tuottavuus ja kannattavuus ovat parantuneet merkittävästi. Ennen kaikkea helppous, työn mielekkyys ja paremmat tulokset ovat suurin palkinto, josta saamme nyt nauttia.
Näitä asioita evankelisoimme ja autamme asiakkaidemme käyttöön! Jos aloitat nyt, olet vain vähän myöhässä.
OLLI RIKALA