Power BI ei ole uusi tuote markkinoilla, sillä Microsoft lanseerasi tuotteen jo kesällä 2015. Kuitenkin kehitys viime aikoina on ollut Microsoftin puolelta vahvaa ja joka kuukausi saakin julkistuksessa lukea liudan uusista ominaisuuksista tuotteeseen. Kilpailukenttä kyseisessä kategoriassa on laaja, jossa jokaisella tuotteella on omat erityisominaisuutensa. Microsoft kilpailee tässä kentässä mm. aggressiivisella hinnoittelullaan – peruskäytössä Power BI on ilmainen!
Mistä on kyse?
Power BI on pilvipohjainen raportointi- ja analysointityökaluja yhdistelevä palvelu, johon dataa voi tuoda useista eri tietolähteistä. Ohjelman avulla voi luoda tyylikkäitä visualisointeja datasta, joko oman työkalutarjonnan tai ulkoisen kustomoidun visuaalikirjaston avulla, sekä muokata raportit oman näköisikseen teemaa mukauttamalla.
Power BI on erittäin monipuolinen työkalu, mutta kuitenkin riittävän yksinkertainen sekä analysoijalle, että tehokäyttäjälle saada erinäiset hyödyt irti. Toisaalta se skaalautuu myös esimerkiksi BI-kehittäjän tarpeisiin, joka voi luoda esim. monimutkaisia datamallinnuksia yritysjärjestelmissä.
Power BI Desktop ja Power BI -pilvipalvelu
Power BI:n raportit luodaan joko Desktop -sovelluksessa tai Power BI -pilvipalvelussa. Desktop on työkalu Windows-työpöydällä datan sekä raporttien työstämiseen. Nämä raportit voidaan tallentaa, joko paikallisiksi tiedostoiksi tai sitten jakaa pilvipalvelussa. Samat toiminnot löytyvät myös suoraan pilvipalvelusta, jolloin Desktop sovellusta ei tarvitse välttämättä käyttää. Pilvipalvelu kuitenkin vaatii laitteen verkkoyhteyden päähän, kun taas Desktopia voidaan käyttää myös paikallisesti. Pilvipalvelu toimii myös mobiilisti, joka mahdollistaa samat toiminteet raporttien tarkasteluun kännykän ruudulta – eli vaikkapa sieltä laiturin nokasta!
Raporttien jakaminen pilvipalvelussa on erittäin helppoa. Raportit voidaan jakaa suoraan linkillä, jolloin niihin voi sisällyttää erinäisiä ennaltamääritettyjä parametrejä, kuten esimerkiksi paikkakunnan, jolloin raportin saaja näkee raportin kyseiseen tekijään rajattuna. Raporteista voi myös muodostaa koontinäkymiä (Dashboard), jotka voi koostaa usean eri raportin pohjalta. Koontinäkymät voidaan jakaa organisaation käyttäjien/ryhmien kesken sisäisesti sekä ulkopuolisille. Tämän lisäksi Pro-lisenssillä voi luoda sisältöpaketteja (Content Pack), joita hyödyntävät, saavat käyttöönsä datamallin sekä raportin ja koontinäkymät ja voivat esimerkiksi työstää näistä edelleen itselleen sopivia sisältöpaketteja.
Power BI Embedded
Power BI voidaan myös upottaa moninaisiin eri sovelluksiin. Esimerkiksi Microsoft Team:ssä voidaan tiimiläisten kesken jakaa heille kohdistettu raportti tai Sharepoint:ssa kaikkien sivuston oikeuden omaavien kesken. Raportin voi myös sisällyttää verkkosivuille, jolloin raportointi voidaan, käyttäjän näin halutessaan, laajentaa ei vain yrityksen Power BI-käyttäjien, vaan koko julkisen verkon käyttäjien nähtäville.
Lisensointi
Microsoft käyttää Power BI:n lisensoinnissa ’freemium’ mallia, eli osa ominaisuuksista tarjotaan täysin ilmaiseksi. Tarjolla on ilmaisen version lisäksi Pro-versio 8,4€ per käyttäjä per kuukausi ja Pro-versiota voi myös kokeilla 60 päivän trial-versiona. Tämän lisäksi Microsoft tarjoaa Power BI Premiumia, joka on lähinnä tarkoitettu ison käyttäjämäärän ympäristöihin, eli lisensointi hoituu tietyllä könttäsummalla, joka pohjautuu käyttäjien määrään. Premium:ssa hinnat lähtevät alkaen 4.800€ kapasiteetin mukaisesti per node per kuukausi. Premium kuitenkin tuo liudan ominaisuuksia, joita ei Pro-versiosta löydy.
Kesäkuun alusta 2017 lähtien kuitenkin lisensointi on muuttumassa suuntaan, jossa yrityskäyttäjien tulee hankkia Pro-lisenssi, sillä Free-lisenssi on enää henkilökohtaiseen käyttöön. Olemassa olevat käyttäjät, jotka ovat käyttäneet ohjelmaa (välillä 2.5.2016 – 2.5.2017) saavat 12 kuukaudeksi Pro trial-lisenssin, jonka aikana voivat päättää haluavatko siirtyä Pro-lisenssiin. Uudet yrityskäyttäjät joutuvat kuitenkin hankkimaan Pro-lisenssin, jotta voivat jakaa/nähdä tehtyjä raportteja. 8,4 euron kuukausikulun ei kuitenkaan luulisi olevan iso kynnys pienissä asiakasorganisaatioissa, ja suhteessa muihin vastaaviin tuotteisiin, on hinta varsin kohtuullinen.
Power BI haltuun
Desktop sovellus on aina ilmainen, joten tällä voi hyvin aloittaa harjoittelun. Mikäli Excel-taustasi on vahva, kynnys aloitukseen on pienempi, sillä monet ominaisuudet, kuten Power Query, -View ja -Pivot -toiminteet, sisältyvät myös sovellukseen, jossa niitä on edelleen jatkojalostettu. Ohjelma tarjoaa valmiita sisältöpaketteja (Content Pack), jossa on jo tietomalli, raportit ja koontinäkymät valmiina. Sisältöpaketeilla kynnystä aloitukseen voi edelleen madaltaa, sillä näistä löytyy valmiina eri tyyppisiä visualisointeja sekä valmiiksi pureskeltu data taustalta – pyörää ei siis tarvitse uudelleen keksiä.
Power BI:ssä toimii myös taustalla erittäin aktiivinen yhteisö. Käyttäjien ongelmien ratkonnan ohella täältä löytyy mm. käyttäjien luomia valmiita teemoja, joita voi vapaasti käyttää tai mukauttaa, sekä valmiita raportteja, joita voi itse käydä testailemassa ja pureutumassa tarkemmin lukuihin.
Meillä täällä Midpointedilla on jo Power BI otettu käyttöön tiimien sisällä avainlukujen esittämiseen sekä myös tulevaisuuden ennustamiseen. Kustomoidut raportit ovat tuoneet uuden esittämistavan ohella wow-efektiä, sillä lukuihin on voinut pureutua aivan eri tasolla kuin esimerkiksi Excelissä. Myös tiedon jakaminen on helpottunut, kun raporttitiedostoa ei tarvitse etsiä sähköpostista tai intran syövereistä vaan kaikki löytyy pilvestä. Vanhat ja aikansa hyvin palvelleet Excel-tiedostot on meillä näin ollen täysin korvattu Power BI:n avulla.
Voisiko Power BI olla kokeilemisen arvoinen asiakasorganisaatioissanne? Kokeilla kannattaa ehdottomasti, sillä jo pienellä panostuksella on mahdollista puristaa hyötyjä irti. Jos asia vielä askarruttaa, kaipaatte konsultaatiota tai koulutusta, niin meihin Midpointedilaisiin voi ja saakin olla yhteydessä – olemme täällä teitä varten!