Microsoftin Office 365 Business Premium on saanut useita uusia sovelluksia viime vuosien aikana, ja lisää tulee. Perinteisimmät Office 365 -sovellukset ovat suhteellisen selkeitä, ja niiden roolit ovat vakiintuneet organisaatioihin. Wordilla tehdään tarjoukset, PowerPointilla esitykset ja Excelissä hallinnoidaan dataa. Mutta sitten on nämä uudemmat: Skype for Business, OneNote, Teams, Groups, Planner ja Yammer. Mitä näillä oikein tehdään?
Mitä Office 365 -sovelluksilla tehdään?
Yksi yleisimmistä kysymyksistä meille on:
– Mitä milläkin Office 365 sovelluksella oikein pitäisi tehdä?
Minä Midpointedin Joonas, aloitan yleensä vastaamalla vastakysymyksellä:
– Mitä halutaan tehdä?
Jokaisella Office 365 -sovelluksella on omat vahvuutensa. Oikeat sovellukset voidaan valita vasta kun on kartoittanut liiketoimintaprosessit ja tehtävät, joita halutaan tehdä.
Käynkin seuraavaksi yleisimpien tarkoitusten ja tavoitteiden kautta osaa Microsoft Office 365 Business Premium -pakettien sovelluksia läpi.
Skype for Business
”Kun tarvitaan videopuhelut jokaisen tietokoneelle tai neukkariin.”
Skype for Business tarjoaa ryhmäpuhelut ja ryhmävideopuhelut.
Skype for Business toimii myös henkilöiden kanssa, joilla ei ole Skypeä. Pelkkä puhelin tai nettiyhteys riittää.
Luot Skype-kokouksia suoraan Outlook -sähköpostisovelluksesta. Oma näyttö tai pelkkä valittu sovellus on helppo jakaa. Skypessä on myös chätti, jolla pystyt keskustelemaan ja jakamaan dokumentteja organisaation sisällä sekä ulos. Skypessä näet ovatko yhteyshenkilösi vapaana, toisessa kokouksessa tai vaikka puhelimessa. Skype for Business on ehdottomasti tärkeimpiä ja suurimpia työkaluja kommunikoinnin parantamiseen ja sähköpostien vähentämiseen.
Skype for Business tunnettiin ennen nimellä Lync. Lue lisää Skype for Busineksesta TÄÄLTÄ
OneNote
”Kun muistiinpanot pitäisi digitalisoida, jakaa ja tallentaa.”
OneNote on sähköinen muistivihko pilvessä.
OneNotella saat kirjattua asiakastiedot, kokousten muistiinpanot, tehtävälistat, ja paljon muuta.
OneNote-muistikirjat voi jakaa, ja niitä voi työstää yhdessä. Muistikirjoihin voi liittää tiedostoja, videota tai sähköposteja. Kaikki muistikirjat päivittyy pilveen reaaliajassa. Ne on tietty käytettävissä tietokoneella ja puhelimella. Lue lisää OneNotesta TÄÄLTÄ
Teams
”Kun haluat tehostaa tiimityötä ja tiiminjäsenten välistä viestintää.”
Teams on chättipohjainen työskentelytila tiimeille.
Teams tehostaa tiimien yhteistyötä sekä tiiminjäsenten välistä viestintää. Teams on räätälöitävissä täysin työryhmäsi tarpeisiin. Tiiminjäsenet saavat Teamsin kautta pääsyn kaikkiin tarpeellisiin Office 365 -työkaluihin, kuten SharePointiin, OneNoteen ja Skype for Businessiin. Sisältö ja keskusteluhistoria jää Teamsin muistiin, ja voit aina palata näihin tarvittaessa. Lue lisää Teamsista TÄÄLTÄ
Groups
”Kun pitäisi organisoida projekteja, niihin kuuluvien henkilöiden kesken.”
Groups toimii näppärästi Outlook-sähköpostin kautta luodun ryhmän kautta. Ryhmään valitaan jäsenet, kirjoitetaan ryhmän tarkoitus sekä tavoitteet, ja ruvetaan hommiin. Ryhmälle muodostuu oma digitaalinen OneNote -muistikirja projektin muistiinpanoja ja kommentteja varten. Siitä muodostuu myös pilvitallennuskansio OneDriveen projektin tiedostoja varten, sekä kalenteri projektin aikataulutusta varten.
Planner
”Kun toistuvien ja eri ryhmien projektien hallinnointi ja seuranta on hankalaa.”
Planner on yksinkertainen ja visuaalinen tapa hallinnoida projektien eri vaiheita, henkilöitä, deadlineja ja muutoksia.
Plannerin yksinkertainen visuaalinen käyttöliittymä kertoo, missä vaiheessa projekti on, kuka on tehnyt mitä, ja mikä on minkäkin tehtävän aikataulu. Projektin järjestäjien on helppo reagoida ja tehdä muutoksia tarpeen vaatiessa suoraan Plannerin kautta. Lue lisää Plannerista TÄÄLTÄ
Yammer
”Kun halutaan keskustella ja jakaa tietoa aihealueittain eri ryhmissä.”
Yammer on yrityksille kuin Facebook.
Yammer on yrityksen sisäinen sosiaalinen kanava. Sinne on helppo luoda ryhmiä, joko oman organisaation sisällä tai ulkoisesti. Ryhmään on helppo lisätä kaikki ryhmälle relevantit tiedostot talteen, ja työstää niitä yhteisesti. Kaikki tiedostot ja keskustelut tallentuvat pilveen. Yammer vähentää mukavasti sähköpostien määrää. Lue lisää Yammerista TÄÄLTÄ
Muut Office 365 Business Premium -sovellukset
Kaikki edellä mainitut tuotteet kuuluvat Microsoft Office 365 Business Premium -pakettiin. Pakettien mukana tulee vielä paljon enemmänkin sovelluksia.
Haastakaa meidät löytämään lisää työtä Office 365-sovelluksille. Laitetaan ne yhdessä hyötykäyttöön tehostamaan toimintaanne ja parantamaan asiakaspalveluanne! Konsultoimme teille oikeat työkalut käyttöön.